엑셀 저장, 자동 저장, 실행 취소 사용법

작업을 지켜 주는 기능이 세 가지 있어요. 저장(Save)은 변경 내용을 파일에 기록해요. 자동 저장(AutoSave)은 파일이 OneDrive나 SharePoint에 있을 때 몇 초마다 대신 저장해 줘요. 실행 취소(Undo)는 방금 한 작업을 하나씩, 또는 여러 개를 한 번에 되돌려요. 단축키는 첫날부터 익혀 두세요. 저장은 Ctrl+S, 실행 취소는 Ctrl+Z, 다시 실행은 Ctrl+Y예요.

어디에 있나요

• 저장: Ctrl+S를 누르거나 파일› then 저장으로 가세요. 다른 이름으로 저장(Save As)(F12)은 다른 이름이나 다른 위치에 새 사본을 저장해요.
• 자동 저장: 엑셀 창 왼쪽 위, 제목 표시줄에 있는 자동 저장 스위치예요.
• 실행 취소와 다시 실행: 홈 탭 맨 앞의 단추나 Ctrl+Z, Ctrl+Y예요.

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실행 취소

다시 실행

실행 취소

바로 가기 키: Ctrl+Z

빠른 실행 도구 모음을 켜 두었다면 그곳에도 실행 취소와 다시 실행이 보일 수 있어요.

통합 문서 저장하기

1. 처음 저장하세요

   Ctrl+S를 누르세요. 새 통합 문서는 아직 이름이 없어서 엑셀이 파일 이름과 위치를 물어봐요. 자동 저장과 버전 기록을 쓰고 싶다면 OneDrive나 SharePoint 폴더를, 아니라면 내 컴퓨터의 폴더를 고르세요. 엑셀은 기본적으로 .xlsx 파일로 저장해요.

2. 작업하면서 수시로 저장하세요

   그다음부터는 Ctrl+S를 누르면 아무것도 묻지 않고 같은 파일에 저장돼요. 중요한 변경을 할 때마다 누르세요.

3. 다른 이름으로 저장이나 사본 저장으로 원본 지키기

   변경 내용을 새 파일로 저장하고 원본은 그대로 두려면 F12를 누르거나 파일› then 다른 이름으로 저장으로 가세요. 자동 저장이 켜져 있으면 파일 메뉴에 다른 이름으로 저장 대신 사본 저장(Save a Copy)이 나와요. 이때는 변경하기 전에 사본을 만들고, 그 사본을 열어서 작업하세요.

저장은 자동 저장에 맡기기

자동 저장은 작업하는 동안 몇 초마다 변경 내용을 저장해서 깜빡할 일이 없어요. 아래 조건을 모두 갖추면 기본으로 켜져요.

• Microsoft 365를 구독하고 있고,
• 파일이 OneDrive, 회사 또는 학교용 OneDrive, SharePoint에 있고,
• 파일이 .xlsx, .xlsm, .xlsb 같은 최신 형식이에요. .xls 같은 예전 형식은 자동 저장을 쓸 수 없어요.

내 컴퓨터에 있는 파일이라면 스위치가 꺼져 있어요. 스위치를 클릭하면 엑셀이 OneDrive나 SharePoint 위치를 고르라고 하고, 그곳에 통합 문서를 저장한 다음 그 클라우드 사본에서 계속 작업하게 돼요.

자동 저장은 실수도 저장하지만, 되돌릴 수 없는 건 아니에요. 파일이 열려 있는 동안에는 Ctrl+Z로 여전히 실행 취소할 수 있어요. 파일을 닫은 뒤라면 파일› then 정보› then 버전 기록(Version History)에서 예전 버전을 열거나 복원하세요.

실수를 실행 취소하고 다시 실행하기

실행 취소는 가장 최근 작업부터 한 번에 하나씩 되돌려요. 실행 취소로 고칠 수 있는 대표적인 실수를 볼게요.

1. 올바른 목록에서 시작해요

   학생마다 이름 옆에 점수가 있어요.

   fx

   	A	B
   1	학생	점수
   2	김민지	72
   3	이준호	91
   4	박서연	64
   5	최도윤	85
   6	정하은	78

2. 실수가 일어나요

   누군가 B2:B6만 선택하고, 현재 선택 영역으로 정렬을 계속하도록 골라서 큰 값부터 정렬했어요. 점수만 움직이고 이름은 그대로라서, 모든 점수가 엉뚱한 사람 옆에 놓였어요.

   fx

   	A	B
   1	학생	점수
   2	김민지	91
   3	이준호	85
   4	박서연	78
   5	최도윤	72
   6	정하은	64

3. 실행 취소하세요

   Ctrl+Z를 누르거나 홈 탭의 실행 취소를 클릭하세요. 점수가 첫 번째 그림처럼 원래 행으로 돌아가요.

4. 너무 많이 되돌렸다면 다시 실행하세요

   한 단계 더 되돌렸다면 Ctrl+Y를 누르거나 다시 실행을 클릭하세요.

여러 작업을 한 번에 실행 취소하려면 실행 취소 옆의 작은 화살표를 클릭하세요. 최근 작업이 맨 위부터 최신순으로 나와요. 오래된 항목을 가리키면 그 위의 모든 작업이 함께 선택되고, 클릭하면 한 번에 모두 되돌려요. 엑셀은 작업을 최대 100개까지 기억해요.

다시 실행할 것이 없을 때 Ctrl+Y(또는 F4)를 누르면 마지막 작업을 반복해요. 셀 하나에 채우기 색을 넣고, 다른 셀을 선택해 누르면 같은 색이 들어가요.

실행 취소에도 한계가 있어요. 통합 문서를 닫으면 목록이 지워지고, 매크로를 실행해도 지워져요. 저장해도 지워지지는 않아요. 저장한 뒤에도 실행 취소할 수 있어요.

엑셀이 갑자기 닫혔을 때 작업 되살리기

자동 저장을 쓰지 않는 파일은 자동 복구(AutoRecover)가 뒤에서 복구용 사본을 저장해요. 기본 간격은 10분이에요. 저장을 대신하지는 못하지만, 엑셀이 멈추거나 전원이 나가도 몇 시간이 아니라 몇 분 치만 잃게 돼요.

• 엑셀이 멈춘 뒤: 엑셀을 다시 실행하세요. 문서 복구 창에 저장된 파일 목록이 나와요. 원하는 버전을 열고 저장하세요.
• 저장하지 않고 닫은 통합 문서: 파일› then 정보› then 통합 문서 관리로 가서 저장되지 않은 통합 문서 복구를 고르세요.

설정을 확인하려면 파일› then 옵션에서 저장을 고르세요.

Excel 옵션✕

✓자동 복구 정보 저장 간격 10분✓저장하지 않고 닫는 경우 마지막으로 자동 복구된 버전 유지

저장 범주의 통합 문서 저장 영역이에요. 분은 더 작은 숫자로 바꿀 수 있어요.

확인취소

어떤 안전장치가 필요할까요?

활용 사례

업무

공유 보고서의 잘못된 숫자

매출 보고서가 OneDrive에 있고 자동 저장이 켜져 있어요. 오늘 아침 동료가 남부의 2월 매출에 1020 대신 10200을 입력했고, 자동 저장이 그대로 저장했어요.

C3fx10200

	A	B	C	D
1	지역	1월	2월	3월
2	북부	1,250	1,310	1,405
3	남부	980	10,200	1,110
4	동부	1,430	1,390	1,520
5	서부	870	905	960

내 실행 취소로는 다른 사람이 한 편집을 되돌릴 수 없어요. 셀 하나라면 올바른 숫자를 입력하세요. 바뀐 셀이 많다면 파일› then 정보› then 버전 기록에서 변경 전 버전을 열어 올바른 값을 복사해 오거나 그 버전을 복원하세요.

학교

엑셀이 멈춘 뒤의 실험 결과

노트북에 저장된 통합 문서에 실험 결과를 입력하던 중 엑셀이 갑자기 닫혔어요. 마지막으로 저장한 건 3번 실험 뒤였어요.

fx

	A	B	C
1	실험	시간(초)	온도(°C)
2	1	0	21.5
3	2	30	24
4	3	60	26.8
5	4	90	29.1
6	5	120	31

엑셀을 다시 실행하고 문서 복구 창에서 파일을 여세요. 자동 복구는 10분마다 저장하니, 4번과 5번 실험을 입력한 뒤에 자동 복구가 실행됐다면 그 결과도 남아 있어요. 바로 저장하고, 다음부터는 파일을 OneDrive에 두어 자동 저장이 최신 상태로 유지하게 하세요.

가계부

세 단계를 한 번에 실행 취소하기

월세, 식비, 교통비 금액을 실수로 지웠는데, 알아채기 전에 두 가지를 더 바꿨어요. Ctrl+Z를 한 번 누를 때마다 확인하는 대신 실행 취소 옆 목록을 열고 지우기 항목을 클릭하세요. 그 작업과 뒤의 두 변경이 함께 되돌아가요.

B2fx

	A	B
1	항목	금액
2	월세	1,200
3	식비	450
4	교통비	120
5	통신비	60
6	여가	150
7	합계	1,980

합계는 =SUM(B2:B6) 수식이라서 저절로 다시 계산돼요.

자주 하는 실수

• 새 통합 문서를 한 번도 저장하지 않기. 한 번도 저장하지 않은 통합 문서가 가장 잃어버리기 쉬워요. 처음 1분 안에 Ctrl+S를 누르고 이름을 붙이세요.
• 하나뿐인 원본에 덮어쓰기. 파일을 닫고 나면 실행 취소로는 되돌릴 수 없어요. 큰 변경 전에는 다른 이름으로 저장이나 사본 저장을 하세요.
• 자동 저장이 꺼져 있는데 켜져 있다고 생각하기. 왼쪽 위 스위치를 확인하세요. 내 컴퓨터에 있는 파일은 꺼져 있어서 Ctrl+S와 자동 복구만 작업을 지켜 줘요.
• 저장 대신 자동 복구를 믿기. 자동 복구는 비상용이고 최근 복구용 사본만 남겨요. 파일은 제대로 저장하세요.
• 파일을 닫은 뒤 Ctrl+Z 누르기. 통합 문서를 닫으면 실행 취소 기록이 지워져요. 클라우드 파일의 예전 상태는 버전 기록에서 찾으세요.

연습

연습

안전장치를 하나씩 써 보기

엑셀에서 직접 해 보세요.

1. 새 통합 문서를 만들고 이름과 점수 다섯 개를 입력한 다음 Ctrl+S를 누르세요. 알아보기 쉬운 이름으로 저장하세요.
2. 자동 저장 스위치를 보세요. 이 파일에서는 켜져 있나요, 꺼져 있나요? 왜 그럴까요?
3. 점수 두 개를 지우고 새 제목을 입력하세요. 실행 취소 옆 화살표로 이 변경을 모두 한 번에 되돌린 다음, Ctrl+Y로 하나를 다시 실행하세요.
4. 다른 이름으로 저장(또는 사본 저장)으로 이름 끝에 _v2를 붙인 두 번째 버전을 저장하세요.
5. 파일› then 옵션에서 저장을 고르고, 내 컴퓨터에서 자동 복구가 몇 분마다 저장하는지 확인하세요.