워드로 긴 문서 설계하기: 개요 보기와 다단계 번호 매기기

짧은 문서는 구조가 엉성해도 티가 잘 안 나요. 하지만 긴 문서는 달라요. 20쪽이 넘어가면 손으로 친 장 번호가 뒤죽박죽이 되고, 제목 하나가 페이지 맨 아래에 홀로 남고, 단원 하나를 옮기려면 다섯 쪽을 잘라 붙이면서 아무것도 빠지지 않기를 바라야 해요.

이 튜토리얼에서는 가을 수학·읽기 프로그램에 쓸 동아리의 25쪽짜리 강의 워크북 뼈대를 만들어요. 먼저 단원을 설계하고, 개요 보기에서 구조를 다듬고, 손으로 친 번호를 워드가 관리하는 번호로 바꾸고, 모든 단원이 새 페이지에서 깔끔하게 시작하도록 제목 스타일을 설정해요.

쓰기 전에 구조부터 설계하기

긴 문서에서 가장 쓸모 있는 작업은 본문 첫 단락을 쓰기 전에 일어나요. 다음 세 가지를 먼저 정하세요. 나중에 바꾸면 모든 페이지를 손대야 하거든요.

1. 개요. 단원은 무엇이고, 각 단원 안에 어떤 절이 들어가나요? 먼저 평범한 목록으로 적어 보세요.
2. 제목 수준. 제목 종류마다 어떤 스타일을 쓸까요? 워크북에는 세 수준이면 충분해요. 네 번째 수준이 필요하다면 단원이 너무 큰 것일 수 있어요.
3. 번호 체계. 번호가 어떤 모양이고, 어떤 제목에는 번호를 붙이지 않을까요? 앞부분과 뒷부분은 보통 번호 없이 둬요.

워크북은 다섯 단원(자연수, 분수, 소수와 백분율, 글의 중심 내용 파악, 짧은 답 쓰기)으로 구성하고, 앞에는 번호 없는 워크북 사용법, 뒤에는 용어 해설과 정답을 둬요.

개요 보기에서 구조 만들고 재구성하기

중급 튜토리얼 1에서 쓴 탐색 창은 원하는 곳으로 가거나 끌어서 옮길 때 좋아요. 개요 보기는 한 걸음 더 나가요. 원하는 수준만 보여 주고, 키보드로 수준을 바꾸고, 단원 전체를 안전하게 옮길 수 있어요. 보기› 다음 보기› 다음 개요로 켜면 전용 도구가 있는 개요 탭이 나타나요.

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개요

초안

보기

단락마다 왼쪽 여백에 기호가 붙어요. ⊕는 아래에 내용이 있는 제목, ⊖는 아래에 아무것도 없는 제목, 작은 ○는 본문이에요. 개요 보기에서 수준을 올리고 내리면 진짜 제목 1~9 스타일이 적용되기 때문에, 여기서 한 작업이 탐색 창과 목차에도 그대로 나타나요.

⊕ 1단원  자연수

⊕ 1.1  자릿값

⊖ 1.2  반올림

⊕ 2단원  분수

⊕ 2.1  분수의 뜻

○ 분수는 전체의 일부를 나타내요. 아래 숫자는…

⊕ 3단원  소수와 백분율  축소됨 

• ✓⊕ 아래에 내용이 있어요
• ✓○ 본문이에요

안전하게 재구성하기. 동아리에서 소수와 백분율을 글의 중심 내용 파악보다 앞에 두기로 했어요. 단원 전체를 안전하게 옮기는 방법은 이래요.

1. 수준 표시를 수준 1로 바꿔서 모든 단원을 제목만 남기고 축소해요.
2. 옮길 단원 옆의 ⊕ 기호를 클릭해요. 숨겨진 내용까지 제목과 그 아래 전체가 선택돼요.
3. Alt+Shift+Up이나 Alt+Shift+Down을 누르거나 위로 이동 / 아래로 이동을 클릭해 알맞은 자리로 옮겨요. ⊕ 기호를 끌어도 돼요.
4. 수준 표시를 모든 수준으로 바꾸고 결과를 확인해요.

손으로 친 번호가 망가지는 이유

제목 앞에 3단원이나 2.1을 직접 입력하면 빨라 보여요. 하지만 긴 문서에서는 구조가 바뀔 때마다 문제가 생겨요.

수정 전

1단원. 자연수

1.1 자릿값

1.2 수의 크기 비교

4단원 - 글의 중심 내용 파악

3. 소수와 백분율

2.1 소수 첫째 자리와 둘째 자리

• ✕순서는 바뀌었는데 번호는 그대로예요
• ✕형식이 세 가지예요
• ✕복사한 절이 아직 2.1이에요

→

수정 후

1단원  자연수

1.1  자릿값

1.2  수의 크기 비교

2단원  글의 중심 내용 파악

3단원  소수와 백분율

3.1  소수 첫째 자리와 둘째 자리

• ✓번호가 순서를 따라가요
• ✓어디서나 같은 형식이에요
• ✓옮길 때마다 워드가 번호를 다시 매겨요

• 옮기면 순서가 깨져요. 3단원을 2단원 위로 끌어도 여전히 3단원이에요. 그 아래 번호도 모두 틀려요.
• 복사하면 절 번호가 깨져요. 2단원의 절을 3단원으로 복사해 시작점으로 쓰면 옛 번호 2.1이 그대로 남아요.
• 형식이 제각각이 돼요. 사람마다 1단원., 4단원 -, 3.처럼 다르게 입력하고, 목차에 나란히 보일 때까지 아무도 몰라요.
• 다른 기능이 쓸 수 없어요. 상호 참조는 워드가 만든 번호일 때만 제목 번호를 가리킬 수 있어요. 단원 번호가 들어가는 그림 2-1 같은 캡션도 마찬가지예요.

해결책은 제목 스타일이 번호를 들고 다니게 하는 거예요. 그러면 번호는 내가 입력한 글자가 아니라, 제목이 문서 어디에 있는지를 보고 워드가 계산해 내는 값이 돼요.

다단계 목록을 제목 스타일에 연결하기

다단계 목록은 최대 아홉 수준까지 있는 번호 체계예요. 각 수준을 제목 스타일에 연결하면, 그 스타일을 쓰는 모든 단락에 번호가 자동으로 붙어요. 다음 주에 새로 추가하는 제목도요. 목록 수준은 워드 기초 튜토리얼 4에서 배웠는데, 여기서는 목록 항목 대신 제목이 수준이 돼요.

파일홈삽입그리기디자인레이아웃참조편지검토보기개발 도구도움말

글머리 기호

번호 매기기

다단계 목록

들여쓰기

편집 기호 ¶

단락

시작하기 전에 제목에서 손으로 친 번호를 모두 지우세요. 그래야 자동 번호 뒤에 손으로 친 번호가 또 붙어 제목에 1단원이 두 번 나오는 일이 없어요. 그다음 이렇게 해요.

1. 첫 번째 제목 1 단락을 클릭하고 홈› 다음 단락› 다음 다단계 목록› 다음 새 다단계 목록 정의로 가요.
2. 왼쪽 아래의 자세히 >>를 클릭해 모든 옵션을 펼쳐요.
3. 수정할 수준 클릭에서 1을 골라요. 수준에 연결할 스타일을 제목 1로 정해요. 번호 서식 입력 상자의 회색 1이 번호 자체예요. 그 뒤를 클릭하고 단원을 입력해 1단원이 되게 해요.
4. 수준 2를 골라 제목 2에 연결해요. 서식 상자를 비우고, 포함할 수준 번호에서 수준 1을 고른 다음 마침표를 입력하고, 이 수준의 번호 스타일에서 1, 2, 3, …을 골라요. 상자에 1.1이 보여요.
5. 수준 3을 골라 제목 3에 연결하고, 같은 방법으로 1.1.1을 만들어요(수준 1, 마침표, 수준 2, 마침표, 수준 3 번호).
6. 수준마다 맞춤 위치를 0으로 해서 제목이 여백에 딱 붙게 하고, 번호 뒤에 올 문자는 탭이나 공백으로 정해요.
7. 확인을 클릭해요. 문서의 모든 제목 1, 2, 3에 번호가 붙어요.

포함할 수준 번호는 "단원"이라는 글자 없이 2단원의 번호만 가져와요. 그래서 절 번호가 2단원.1이 아니라 2.1이 돼요. 회색 번호를 손으로 입력하지 마세요. 직접 친 1은 영원히 1이에요.

번호 없는 제목. 용어 해설과 정답도 탐색 창과 목차에는 나와야 하지만 단원 번호는 없어야 해요. 제목 1을 기준으로 제목 1 번호 없음이라는 새 스타일을 만들고, 스타일 수정 상자에서 서식› 다음 번호 매기기를 골라 없음을 선택하세요. 개요 수준 1은 그대로라서 맨 위 수준 제목으로 계속 나타나요.

제목 스타일로 페이지 나누기 조절하기

25쪽짜리 파일에서는 고칠 때마다 글이 밀리고 페이지가 나뉘는 위치가 바뀌어요. 빈 단락이나 Ctrl+Enter로 손으로 맞춰 두면, 연습 문제 하나만 추가해도 빈 페이지가 생기거나 제목이 페이지 맨 아래에 혼자 남아요. 대신 규칙을 스타일에 넣으세요. 단락 대화 상자의 줄 및 페이지 나누기 탭에 있어요.

기본 제목 스타일에는 이미 현재 단락을 다음 단락과 같은 페이지에 배치와 현재 단락을 나누지 않음이 켜져 있어요. 제목 스타일을 써야 하는 또 하나의 이유예요. 모든 단원을 새 페이지에서 시작하려면 이렇게 해요.

1. 홈› 다음 스타일에서 제목 1을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 수정을 골라요.
2. 서식› 다음 단락을 클릭하고 줄 및 페이지 나누기 탭을 열어요.
3. 현재 단락 앞에서 페이지 나누기를 체크하고 확인을 두 번 클릭해요.
4. 단원을 새 페이지로 밀어내던 수동 페이지 나누기와 빈 단락을 지워요.

편집 기호를 켜면(Ctrl+Shift+8) 현재 단락을 다음 단락과 같은 페이지에 배치, 현재 단락을 나누지 않음, 현재 단락 앞에서 페이지 나누기 중 하나를 쓰는 단락 왼쪽 여백에 작은 검은 사각형이 보여요. 첫 줄이나 마지막 줄 분리 방지에는 표시되지 않아요. 페이지가 일찍 넘어가는 이유를 빨리 찾는 방법이에요.

긴 파일 오가기, 그리고 파일을 나눌 때

번호가 붙은 제목 스타일을 쓰면 탐색 창(보기› 다음 표시› 다음 탐색 창이나 Ctrl+F를 누른 뒤 제목)에 1단원, 1.1 등이 페이지에 보이는 그대로 나타나요. 긴 파일에서는 탐색 창의 마우스 오른쪽 단추 메뉴 중 이런 것들이 특히 유용해요.

• 모두 축소와 모두 확장으로 전체 구조와 세부 내용을 오가요.
• 표시할 제목 수준을 골라 단원과 절까지만 보이게 해요.
• 앞에 새 제목 / 뒤에 새 제목으로 창을 떠나지 않고 알맞은 수준에 절을 추가해요.
• 단원 전체를 잘라 내거나 복사하거나 서식을 바꾸기 전에 제목 및 내용 선택을 써요.

파일을 나눠야 할까요? 그림이 들어간 25쪽짜리 워크북은 지금의 워드에서 한 파일로 충분해요. 나누는 건 선택이고, 분명한 대가가 있어요.

개요 탭의 마스터 문서 그룹은 아직 있지만, 도구라기보다 주의할 대상으로 생각하세요. 누군가 만든 마스터 문서를 넘겨받았다면, 열기 전에 폴더 전체를 백업해 두세요.

자주 하는 실수

연습

연습

강의 워크북에 진짜 구조 만들기

따라 하기 연습

위의 예제 파일을 내려받아 워드에서 여세요. 강의 워크북을 줄인 초안이에요. 제목에 손으로 친 번호가 세 가지 형식으로 섞여 있고, 몇몇 단원은 제목 수준이 틀렸고, 절 두 개는 굵게만 한 가짜 제목이고, 3단원이 4단원 뒤에 있어요.

1. 살펴보기: 보기› 다음 보기› 다음 개요로 바꾸고 수준 표시를 수준 2로 정해요. 수준이 틀린 제목과 빠진 제목을 확인해요.
2. 수준 고치기: 수준 올리기와 수준 내리기(Alt+Shift+Left / Alt+Shift+Right)로 모든 단원을 제목 1, 모든 절을 제목 2로 만들어요. 굵게만 한 1.2 반올림과 3.2 백분율 단락도 진짜 제목 2로 바꿔요.
3. 순서 바꾸기: 수준 표시를 수준 1로 바꾸고, 소수와 백분율 옆의 ⊕를 클릭한 뒤 Alt+Shift+Up으로 글의 중심 내용 파악 위로 옮겨요. 모든 수준을 펼쳐 절들도 함께 옮겨졌는지 확인해요.
4. 입력한 번호 지우기: 개요 보기를 닫고 각 제목 앞의 1단원., 2.1, 3. 같은 손으로 친 번호를 지워요.
5. 번호 연결하기: 홈› 다음 단락› 다음 다단계 목록› 다음 새 다단계 목록 정의에서 수준 1~3을 제목 1~3에 연결하고, 형식을 1단원, 1.1, 1.1.1로 정해요.
6. 번호 없는 제목: 제목 1을 기준으로 번호 매기기를 없음으로 한 제목 1 번호 없음 스타일을 만들고, 워크북 사용법, 용어 해설, 정답에 적용해요.
7. 페이지 흐름: 제목 1을 수정해 현재 단락 앞에서 페이지 나누기를 켜고, 제목을 밀어내던 수동 페이지 나누기와 빈 단락을 지워요.
8. 확인: 탐색 창을 열고 모두 축소한 뒤, 순서가 워크북 사용법, 1~5단원, 용어 해설, 정답인지 확인해요. 파일을 저장해요.

혼자 해 보기 도전: 단원을 옮기고 모든 것이 따라오는지 보기

2쪽에 목차를 넣고(중급 튜토리얼 2 참고), 4단원에 3.2절 참고라는 상호 참조를 제목 번호로 넣어 보세요. 이제 개요 보기에서 2단원을 단원들 맨 끝으로 옮기고, Ctrl+A를 누른 뒤 F9로 모든 필드를 업데이트해요. 제목, 목차, 상호 참조가 모두 올바르게 번호가 바뀌었나요? 다 확인했으면 원래 자리로 돌려 두세요.

돌아보기: 작업하는 긴 문서 중에 번호가 제목 스타일에서 나온다면 구조를 바꾸기 가장 쉬워질 문서는 무엇이고, 그 개요에는 어떤 수준들이 있을까요?

이해도 확인4문제 중 0문제 정답

답을 고르면 맞았는지와 그 이유를 바로 보여 줘요.

1. 1. 개요 보기에서 확장된 단원의 제목 줄만 선택하고 Alt+Shift+Up을 눌렀어요. 어떻게 되나요?

   • 단원 전체가 위로 옮겨져요
   • 제목 줄만 옮겨지고 절들은 원래 자리에 남아요
   • 내용도 옮길지 워드가 물어봐요
   • 아무 일도 없어요. 개요 보기에서는 제목을 옮길 수 없어요

2. 2. "2단원" 아래 절 번호를 2.1, 2.2로 매기고 싶어요. 새 다단계 목록 정의에서 각 절 번호 앞의 2는 어떻게 넣나요?

   • 수준 2 번호 앞에 2를 입력해요
   • 단원마다 다른 목록을 써요
   • 포함할 수준 번호에서 수준 1을 골라요
   • 법률 스타일 번호 매기기를 켜요

3. 3. 25쪽짜리 워크북의 모든 단원을 새 페이지에서 시작하는 가장 좋은 방법은 무엇인가요?

   • 제목 1 스타일에 현재 단락 앞에서 페이지 나누기를 켜요
   • 다음 단원이 새 페이지로 갈 때까지 Enter를 눌러요
   • 단원마다 앞에 수동 페이지 나누기를 넣어요
   • 단원마다 앞에 이어서 구역 나누기를 넣어요

4. 4. 용어 해설에는 단원 번호가 없어야 하지만 목차에는 나와야 해요. 어떻게 해야 하나요?

   • 굵은 표준 텍스트로 꾸며요
   • 머리글에 용어 해설이라고 입력해요
   • 매번 Backspace로 번호를 지워요
   • 제목 1을 기준으로 번호 매기기를 없음으로 한 스타일을 써요

이렇게 할 수 있으면 다음으로 넘어가도 돼요

하나씩 확인하며 체크해 보세요. 체크 표시는 이 브라우저에만 저장돼요.

• 단원, 절, 주제를 정리한 설계안이 있고, 제목 세 수준과 번호 체계를 정했어요
• 개요 보기에서 글을 남기지 않고 수준을 표시하고, 올리고, 내리고, 단원 전체를 옮길 수 있어요
• 제목 1~3이 하나의 다단계 목록에 연결돼 있고, 손으로 친 번호가 있는 제목은 없어요
• 제목 1에 현재 단락 앞에서 페이지 나누기가 켜져 있고, 빈 단락이나 수동 나누기로 단원을 밀어내지 않아요
• 번호 없는 앞부분과 뒷부분도 제목 스타일을 쓰고, 탐색 창에 전체 구조가 순서대로 보여요