워드에서 목차, 캡션, 상호 참조 넣기

12쪽짜리 안내서에는 목차가 필요하고, 읽는 사람은 모든 쪽을 넘기지 않고도 "일정표"를 찾을 수 있어야 해요. 이걸 모두 손으로 입력할 수도 있지만, 누군가 3쪽에 단락 하나만 넣어도 그 뒤의 쪽 번호가 전부 틀어져요.

이 튜토리얼에서는 동아리의 과외 안내서를 마무리해요. 워드가 만들고 업데이트해 주는 목차, 그림과 표에 붙는 번호 캡션, 그리고 내용이 옮겨져도 맞게 유지되는 "표 2 참조" 같은 상호 참조를 넣어요. 모두 이전 튜토리얼에서 배운 제목 스타일 위에서 동작해요.

자동 목차가 동작하는 원리

워드의 목차는 입력한 글이 아니에요. 필드예요. "제목 1, 2, 3 스타일을 쓰는 모든 단락과 그 쪽 번호를 나열해"라는 작은 명령이죠. 필드를 업데이트하면 워드가 문서를 다시 훑어보고 목록을 새로 만들어요.

그래서 목차는 제목만큼만 정확해요. 굵게 처리한 표준 텍스트로 만든 장 제목은 목차에 보이지 않아요. 목차를 넣기 전에 탐색 창(보기› 다음 표시› 다음 탐색 창)을 열어 보세요. 제목 탭에 보이는 것이 곧 목차에 들어갈 내용이에요.

필드이기 때문에 목차는 링크 모음 역할도 해요. 워드에서 Ctrl을 누른 채 항목을 클릭하면 그 장으로 바로 가요. 워드에서 내보낸 PDF에서도 항목을 클릭할 수 있어요.

목차 넣기

목차가 들어갈 곳에 커서를 두세요. 안내서에서는 표지 다음의 빈 페이지예요. 1. 환영합니다의 맨 앞을 클릭하고 Ctrl+Enter를 눌러 다음 페이지로 밀어낸 뒤, 새로 생긴 빈 페이지를 클릭하세요.

사용자 지정 목차에서 알아 둘 설정은 이거예요.

• 수준 표시: 몇 수준의 제목까지 보여 줄지 정해요. 기본값은 3이에요. 안내서는 장과 주요 절만 보이는 2가 더 깔끔해요.
• 탭 채움선: 항목과 쪽 번호 사이의 점(또는 줄표, 또는 없음)이에요.
• 페이지 번호 표시와 페이지 번호를 오른쪽에 맞춤: 인쇄할 문서라면 둘 다 체크해 두세요.
• 옵션: 어떤 스타일을 어느 수준에 넣을지 정해요. 부록 제목처럼 직접 만든 스타일도 넣을 수 있어요.

제목 스타일이 아닌 줄을 목차에 넣고 싶다면, 그 줄을 클릭하고 참조› 다음 목차› 다음 텍스트 추가에서 수준을 고르세요. 해당 제목 스타일이 적용되니, 수준 1을 고르면 Ctrl+Alt+1을 누르는 것과 같아요.

목차를 올바르게 업데이트하기

목차는 글을 입력하는 동안 바뀌지 않아요. 마지막으로 업데이트한 순간의 모습이에요. 제목을 추가하거나 지우거나 이름을 바꾸거나 옮겼다면 업데이트하고, 인쇄나 PDF 내보내기 전에는 항상 업데이트하세요.

1. 목차 안 아무 곳이나 클릭해요.
2. 목차 위에 나타나는 작은 탭의 목차 업데이트를 클릭하거나, 참조› 다음 목차› 다음 목차 업데이트를 쓰거나, F9를 눌러요.
3. 옵션을 고르고 확인을 클릭해요.

목차 자리에 목차 항목이 없다는 메시지가 나오면, 제목 스타일을 쓰는 제목이 하나도 없다는 뜻이에요. 탐색 창으로 돌아가 제목을 고친 뒤 다시 업데이트하세요.

캡션으로 그림과 표에 번호 매기기

캡션은 그림 1: 204호 배치나 표 2: 주간 일정처럼 번호가 붙은 설명이에요. 목차처럼 번호가 필드라서 워드가 대신 세어 줘요.

1. 설명을 붙일 그림이나 표를 클릭해요.
2. 참조› 다음 캡션› 다음 캡션 삽입으로 가요(그림을 마우스 오른쪽 단추로 클릭해 캡션 삽입을 골라도 돼요).
3. 레이블을 골라요. 그림과 차트에는 그림, 표에는 표를 써요. 워드가 다음 번호를 채워 줘요.
4. 번호 뒤에 콜론과 짧은 설명을 입력해요. 예: : 204호 배치
5. 위치를 골라요. 그림은 아래, 표는 위에 붙이는 경우가 많아요. 확인을 클릭해요.

모든 캡션은 캡션 스타일을 쓰기 때문에, 제목처럼 수정으로 한 번에 모양을 바꿀 수 있어요. 지도처럼 워드에 없는 레이블이 필요하면 캡션 삽입 상자에서 새 레이블을 클릭하세요.

그림 목차. 캡션을 다 넣었다면 목차처럼 모아서 보여 줄 수 있어요. 목록이 들어갈 곳을 클릭하고 참조› 다음 캡션› 다음 그림 목차 삽입을 고른 뒤, 캡션 레이블(그림 또는 표)을 정하고 확인을 클릭하세요. 업데이트하는 방법도 목차와 같아요.

상호 참조로 가리키기

안내서 여러 곳에 "5쪽의 표 2 일정 참조"라고 적혀 있어요. 이걸 손으로 입력하면 오늘은 맞아도 다음 수정 뒤에는 틀려요. 상호 참조는 번호, 제목, 쪽 번호를 문서와 함께 업데이트되는 필드로 넣어요.

1. 참조가 들어갈 곳을 클릭하고 앞뒤 문장을 입력해요.
2. 참조› 다음 캡션› 다음 상호 참조로 가요(삽입› 다음 링크› 다음 상호 참조에도 있어요).
3. 참조할 대상을 골라요. 제목, 그림, 표 등이 있어요.
4. 삽입할 참조 내용을 고르고, 목록에서 정확한 항목을 골라요.
5. 읽는 사람이 Ctrl+클릭으로 이동할 수 있게 하이퍼링크로 삽입은 체크해 두세요. 삽입을 누르고 닫기를 눌러요.

참조 두 개를 이어서 넣을 수도 있어요. 하나는 레이블 및 번호, 하나는 쪽 번호예요. 대화 상자가 열린 채로 있으니, 닫지 않고 문서로 돌아가 그 사이에 글자를 입력하면 돼요.

필드 업데이트와 고장 고치기

캡션과 상호 참조도 필드라서, 목차처럼 요청할 때 업데이트돼요. 간단한 습관을 들이세요. 인쇄하거나 공유하기 전에 Ctrl+A로 문서 전체를 선택하고 F9를 누르세요. 워드가 본문의 모든 필드를 업데이트하고, 목차에 이르면 쪽 번호만 할지 목차 전체를 할지 물어봐요.

문서의 어느 글자가 필드인지 보려면 파일› 다음 옵션› 다음 고급의 문서 내용 표시에서 필드 음영을 항상으로 바꾸세요. 화면에서 필드에 연한 회색 배경이 생기고(인쇄되지 않아요), 그림 3 참조처럼 손으로 입력한 참조는 흰색으로 남아서 찾아 바꾸기 쉬워요.

자주 하는 실수

연습