워드 서식 파일, 빠른 문서 요소, 자동 텍스트 사용하기

과외 동아리는 이제 같은 종류의 문서를 계속 만들어요. 가정에 보내는 편지, 전단지, 신청서, 안내서의 각 장이요. 새 편지를 쓸 때마다 지난달 편지를 열어 옛 내용을 지우다 보면, 언젠가는 다른 아이의 이름이 적힌 편지가 나가게 돼요. 서식 파일과 다시 쓰는 문서 블록은 이 문제를 뿌리부터 막아 줘요.

이 튜토리얼에서는 동아리의 가정 편지를 진짜 Word 서식 파일로 바꾸고, 서명과 연락처 상자를 빠른 문서 요소로 저장하고, 타이핑을 줄여 주는 단축 입력을 몇 가지 만들어요. 그러면 안내서 팀 모두가 늘 똑같이 깔끔하고 정확한 출발점에서 새 문서를 시작할 수 있어요.

서식 파일과 문서의 차이

서식 파일은 시작용 파일이에요. 보통 방법으로 열면 워드는 서식 파일 자체를 열지 않아요. 대신 이름 없는 새 문서를 만들고, 서식 파일에 든 글, 스타일, 여백, 머리글과 바닥글, 저장된 문서 블록을 모두 복사해 넣어요. 서식 파일은 그대로 남아서 다음에 또 쓸 수 있어요.

파일	확장자	설명
Word 문서	`.docx`	보통 문서예요. 열면 바로 그 파일이 열리고, 저장하면 그 파일이 바뀌어요
Word 서식 파일	`.dotx`	시작용 파일이에요. 두 번 클릭해서 열면 채워 넣을 새 사본이 생겨요
Word 매크로 사용 서식 파일	`.dotm`	매크로까지 담을 수 있는 서식 파일이에요. 이 과정에서는 쓸 일이 없어요
Normal.dotm	`.dotm`	모든 새 문서 뒤에 숨어 있는 서식 파일이에요. 워드의 기본 스타일이 들어 있고, 내 자동 텍스트와 빠른 문서 요소도 저장할 수 있어요

옛 문서를 다시 쓰면 될 텐데 왜 굳이 서식 파일을 쓸까요? 이유는 세 가지예요. 서식 파일로 만든 새 문서는 아직 이름이 없어서 실수로 지난달 편지에 덮어쓸 수 없어요. 바꾸는 걸 깜빡할 수 있는 실제 내용 대신 [학생 이름] 같은 자리 표시자로 시작해요. 그리고 동아리 전화번호가 바뀌면 옛 편지 스무 개를 뒤질 필요 없이 서식 파일 하나만 고치면 돼요.

서식 파일로 새 문서 시작하기

파일 다음 새로 만들기로 가세요. 새 문서, Microsoft 서식 파일 몇 개, 그리고 소식지, 전단지, 상장 같은 온라인 서식 파일을 찾는 검색 상자가 보여요. 미리 보기 그림 위에 탭이 두 개 보일 수 있어요.

추천(또는 Office): Microsoft가 만든 서식 파일이에요.
개인: 내가 직접 저장한 서식 파일이에요. 개인 서식 파일이 어디 있는지 워드가 알게 되면 나타나는데, 다음 단원에서 설정해요.

서식 파일을 클릭해 미리 보기를 확인하고 만들기를 클릭하세요. 제목 표시줄에 문서2 같은 이름이 붙은 새 문서가 열려요. 사본에서 작업하고 있다는 뜻이에요. Ctrl+S를 누르면 새 파일 이름을 물어보는데, 바로 우리가 원하는 동작이에요.

Microsoft 서식 파일은 작은 상자 안에 개체 틀 텍스트를 넣어 둔 경우가 많아요. 개체 틀을 한 번 클릭하면 예시 글 전체가 선택되니 그대로 입력하면 돼요. 자체 테마와 스타일을 쓰는 서식 파일도 있으니, 손으로 서식을 바꾸기 전에 홈 다음 스타일부터 확인하세요.

내 서식 파일 저장하기

어떤 문서든 서식 파일이 될 수 있어요. 완성된 정확한 편지에서 시작해서 일반적인 형태로 바꿔요.

매번 바뀌는 내용은 [날짜], [학생 이름], [여기에 내용을 쓰세요.]처럼 대괄호로 된 분명한 자리 표시자로 바꿔요.
늘 같은 부분은 그대로 둬요. 편지 머리, 스타일, 여백, 바닥글, 맺음말이요.
파일 다음 다른 이름으로 저장에서 찾아보기를 클릭하고, 파일 형식을 Word 서식 파일(*.dotx)로 바꿔요.
워드가 개인 서식 파일 폴더(보통 문서\Custom Office Templates, 파일 탐색기에서는 '사용자 지정 Office 서식 파일'로 보일 수 있어요)로 이동해요. 그 폴더 그대로 두고 이름을 과외 동아리 편지로 정한 다음 저장을 클릭해요.
서식 파일을 닫아요. 이제 파일 다음 새로 만들기에서 개인 탭을 열고 내 서식 파일을 클릭해 시험해 봐요.

수정 전

매번 지워야 하는 실제 이름과 날짜
다른 아이의 이름을 보내기 쉬워요

수정 후

채울 곳을 자리 표시자가 알려 줘요
편지 머리, 스타일, 바닥글은 그대로예요

잘 쓴 편지 하나를 서식 파일로 바꿔요. 늘 같은 부분은 두고, 늘 바뀌는 부분은 자리 표시자로 바꿔요.

개인 탭이 안 보이면 파일 다음 옵션 다음 저장을 확인하세요. 기본 개인 서식 파일 위치 상자에 서식 파일을 저장한 폴더(예: C:\Users\사용자\Documents\Custom Office Templates)가 들어 있어야 해요. 폴더를 입력하고 확인을 누른 다음 파일 다음 새로 만들기를 다시 보세요.

반복 블록을 빠른 문서 요소로 저장하기

서식 파일이 문서 전체의 출발점이라면, 빠른 문서 요소(워드에서는 문서 블록이라고도 해요)는 어떤 문서 안에서든 다시 쓰는 작은 조각이에요. 코디네이터 서명, 연락처 상자, 사진 촬영 동의 안내문, 자주 쓰는 표 같은 것이요. 서식, 표, 그림도 함께 저장돼요.

저장하는 방법은 이래요.

홈 다음 단락 다음 편집 기호 표시/숨기기 ¶(Ctrl+Shift+8)를 켜고 서명 부분을 선택해요. 단락 서식까지 함께 가져가도록 마지막 ¶ 기호까지 선택해요.
삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소 다음 선택 영역을 빠른 문서 요소 갤러리에 저장으로 가요.
새 문서 블록 만들기 창을 채우고(아래 표 참고) 확인을 클릭해요.

삽입텍스트빠른 문서 요소. 저장한 빠른 문서 요소, 자동 텍스트, 문서 속성, 필드, 문서 블록 구성 도우미가 이 메뉴에 있어요.

항목	입력할 내용
이름	`동아리 연락처`처럼 짧고 분명한 이름. 갤러리에서 찾기 쉬워요
갤러리	메뉴에서 골라 넣을 거라면 빠른 문서 요소. 그 밖에 자동 텍스트, 머리글, 바닥글, 표 갤러리 등이 있어요
범주	선택 사항이에요. 과외 동아리 같은 범주를 만들면 동아리 블록을 한데 모을 수 있어요
설명	선택 사항이에요. 블록에 마우스를 올리면 보이는 짧은 메모예요
저장 위치	블록을 저장할 파일이에요. 다음 단원에서 다뤄요
옵션	내용만 삽입, 단락에 내용 삽입, 페이지에 내용 삽입 중에서 골라요. 서명이나 상자라면 단락에 넣는 옵션이 좋아요

쓸 때는 넣을 곳을 클릭하고 삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소를 연 다음 미리 보기 그림을 클릭하세요. 그림을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하면 문서 맨 앞이나 맨 끝, 머리글에 넣는 것 같은 선택지가 더 나와요.

자동 텍스트, 구성 도우미, 블록 저장 위치

자동 텍스트는 입력해서 넣는 용도로 만든 또 하나의 문서 블록 갤러리예요. 글을 선택하고 삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소 다음 자동 텍스트 다음 선택 영역을 자동 텍스트 갤러리에 저장을 쓰세요. 나중에 넣을 때는 블록 이름을 입력하고 F3을 누르면, 워드가 이름을 저장된 블록으로 바꿔 줘요. 자동 텍스트 이름은 tcsig처럼 띄어쓰기 없이 짧게 지으세요. 입력하기 빠르고, 워드가 이름이 어디서 시작하는지 알아보기 쉬워요.

시간이 지나면 갤러리가 꽉 차요. 삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소 다음 문서 블록 구성 도우미에는 기본 표지와 머리글까지 포함해 워드의 모든 문서 블록이 나와요. 이름을 클릭하면 미리 볼 수 있고, 속성 편집으로 이름을 바꾸거나 다른 갤러리로 옮기고, 삭제로 지우고, 삽입으로 문서에 넣을 수 있어요. 블록 내용을 고치려면 블록을 넣어서 고친 다음 같은 이름으로 다시 저장하세요. 워드가 다시 정의할지 물어봐요.

저장 위치	블록을 쓸 수 있는 곳	이럴 때 골라요
Building Blocks.dotx	이 컴퓨터의 모든 문서	어떤 문서에서든 나 혼자 쓸 블록
Normal.dotm	이 컴퓨터의 모든 문서	개인 블록이라면 이것도 괜찮아요. 자동 텍스트는 기본으로 여기에 저장되는 경우가 많아요
내 서식 파일(예: 과외 동아리 편지)	그 서식 파일로 만든 문서. 서식 파일이 있는 컴퓨터라면 어디서든	다른 자원봉사자도 같은 블록을 써야 할 때. 서식 파일 자체를 열어서 저장해요

간단한 규칙이에요. 나만 쓰는 블록은 Building Blocks.dotx나 Normal.dotm에 두고, 동아리 전체가 쓸 블록은 동아리 서식 파일에 넣으세요. 그러면 .dotx 파일을 공유할 때 블록도 함께 따라가요.

긴 문구용 자동 고침 항목

자동 고침은 입력하는 동안 teh를 the로 고치는 것처럼 오타를 바로잡아 줘요. 여기에 내 항목을 추가하면 짧은 코드를 긴 문구로 바꿀 수 있고, 따로 누를 키도 없어요. 코드 뒤에 스페이스나 문장 부호를 입력하는 순간 워드가 바꿔 줘요.

파일 다음 옵션 다음 언어 교정 다음 자동 고침 옵션으로 가서 자동 고침 탭에 머물러요.
입력에 tcfl처럼 실제 단어가 아닌 코드를 입력해요.
결과에 전체 문구 포트리 커뮤니티 센터 과외 동아리를 입력해요.
추가를 클릭하고 확인을 클릭해요.

굵게나 기울임꼴 같은 서식까지 유지하려면, 자동 고침 옵션을 열기 전에 문서에서 서식이 적용된 글을 선택하고 서식 있는 텍스트를 고르세요. 일반 텍스트 항목은 이 컴퓨터의 다른 Office 앱과도 공유돼서, 메일에도 자주 쓰는 이름이라면 편해요.

도구	넣는 방법	알맞은 용도
자동 고침	코드와 스페이스를 입력하면 자동으로 바뀌어요	하루에도 여러 번 입력하는 긴 문구나 이름
자동 텍스트	이름을 입력하고 `F3`을 눌러요	서명처럼 여러 줄이고, 원할 때만 넣고 싶은 것
빠른 문서 요소	삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소에서 골라요	연락처 상자처럼 표나 그림이 든 큰 블록

문서 속성 필드 넣기

제목, 만든 이, 회사처럼 문서 전체에 속하는 정보가 있어요. 워드는 이 정보를 파일 다음 정보 다음 속성에 저장해요. 삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소 다음 문서 속성을 쓰면 이 중 하나를 본문에 넣을 수 있어요. 예를 들어 안내서 머리글과 표지에 제목을 넣는 식이에요.

제목 속성 두 개와 회사 속성 하나예요. 제목 상자 하나를 고치면 다른 하나도 함께 바뀌어요.

속성은 콘텐츠 컨트롤이라는 작은 상자 안에 나타나요. 아무 상자에나 새 제목을 입력하면 워드가 속성과 문서 안의 다른 상자를 모두 함께 바꿔서, 안내서 전체가 일관되게 유지돼요. 상자가 빈 채로 시작하지 않도록, 넣기 전에 파일 다음 정보에서 속성을 먼저 채워 두세요.

파일 이름이나 마지막으로 저장한 날짜처럼 자동으로 정해지는 정보는 삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소 다음 필드를 쓰세요. 필드는 선택하고 F9를 누르면 업데이트돼요. 필드는 고급 단계에서 훨씬 많이 써요.

자주 하는 실수

실수	생기는 문제	해결 방법
지난달 편지를 출발점으로 다시 쓰기	옛 이름, 날짜, 내용이 새 편지에 섞여 들어가요	깔끔한 편지 하나를 자리 표시자가 있는 `.dotx` 서식 파일로 저장해요
서식 파일을 고치려고 두 번 클릭하기	수정 내용이 새 사본에 들어가고 서식 파일은 그대로예요	`.dotx`를 마우스 오른쪽 단추로 클릭해 열기를 고르고, 제목 표시줄이 `.dotx`로 끝나는지 확인해요
서식 파일을 `.docx`로 저장하기	열면 파일 자체가 고쳐지고, 개인 탭에도 나타나지 않아요	파일 형식에서 *Word 서식 파일(.dotx)**을 골라요
워드를 닫을 때 Building Blocks.dotx에 저장 안 함 누르기	새로 만든 빠른 문서 요소와 자동 텍스트가 사라져요	문서 블록 저장을 물어보면 저장을 클릭해요
실제 단어를 자동 고침 코드로 쓰기	그 단어를 입력할 때마다 바뀌어 버려요	`tcfl`처럼 단어가 아닌 코드를 써요
동아리 블록을 내 Normal.dotm에만 저장하기	서식 파일을 쓰는 다른 자원봉사자는 그 블록을 못 써요	공유할 블록은 동아리 서식 파일에 저장하고 `.dotx`를 공유해요

연습

과외 동아리 편지 서식 파일 만들기

따라 하기 연습

위의 예제 파일을 내려받아 여세요. 한 가정에 보낸 실제 편지이고, 편지 머리, 서명, 연락처 상자가 들어 있어요. 이 편지를 다시 쓸 수 있는 서식 파일로 바꾸고, 반복되는 부분을 문서 블록으로 저장해 봐요.

자리 표시자: 날짜, 학생 이름, 본문 단락을 [날짜], [학생 이름], [여기에 내용을 쓰세요.]로 바꿔요. 편지 머리, 맺음말, 바닥글은 그대로 둬요.
빠른 문서 요소: 편집 기호를 켜고 연락처 상자 표 전체를 선택한 다음 삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소 다음 선택 영역을 빠른 문서 요소 갤러리에 저장을 써요. 이름은 동아리 연락처로 하고, 과외 동아리 범주를 만들고, 단락에 내용 삽입을 골라요.
자동 텍스트: 세 줄짜리 서명을 선택하고 삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소 다음 자동 텍스트 다음 선택 영역을 자동 텍스트 갤러리에 저장으로 tcsig라는 이름으로 저장해요.
서식 파일로 저장: 파일 다음 다른 이름으로 저장에서 Word 서식 파일(*.dotx)을 고르고, 사용자 지정 Office 서식 파일 폴더 그대로 과외 동아리 편지라는 이름으로 저장한 다음 닫아요.
시험하기: 파일 다음 새로 만들기의 개인 탭에서 서식 파일을 열거나 파일을 두 번 클릭해요. 제목 표시줄에 .dotx가 아니라 문서라고 나오는지 확인하고, 박서연 학생 가정에 보낼 짧은 편지를 써요.
블록 넣기: 서명을 지우고 tcsig를 입력한 다음 F3을 눌러요. 연락처 상자도 지우고 삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소에서 다시 넣어요.
자동 고침: tcfl을 포트리 커뮤니티 센터 과외 동아리로 바꾸는 항목을 추가해요. 새 편지의 한 문장에 입력해 보고 바뀌는지 확인해요.
구성 도우미: 문서 블록 구성 도우미를 열고 내가 만든 블록 두 개를 찾아 각각 어느 파일에 저장됐는지 확인해요. 워드를 닫을 때 문서 블록 저장을 물어보면 저장을 클릭해요.

혼자 해 보기 도전: 안내서용 서식 파일

안내서의 새 장을 위한 두 번째 서식 파일을 만들어 보세요. 제목 1 자리 표시자 하나, 제목 2 자리 표시자 두 개, 쪽 번호가 있는 바닥글, 그리고 삽입 다음 텍스트 다음 빠른 문서 요소 다음 문서 속성으로 넣은 제목 속성을 머리글에 넣어요. 서식 파일 자체를 연 다음(마우스 오른쪽 단추, 열기) 사진 촬영 동의 안내문을 빠른 문서 요소로 저장하되, 저장 위치에서 이 서식 파일을 고르세요. 그다음 이 서식 파일로 새 장을 만들어 갤러리에 안내문이 있는지 확인해요.

돌아보기: 가장 자주 입력하거나 복사하는 글은 무엇이고, 각각에는 서식 파일, 빠른 문서 요소, 자동 텍스트, 자동 고침 중 어떤 도구가 가장 잘 맞을까요?

이해도 확인4문제 중 0문제 정답

답을 고르면 맞았는지와 그 이유를 바로 보여 줘요.

파일 탐색기에서 과외 동아리 편지.dotx를 두 번 클릭했어요. 무엇이 열리나요?
서식 파일을 보통 방법으로 열면 그 서식 파일로 새 문서가 만들어져요. 서식 파일 자체를 고치려면 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 열기를 골라요.
짧은 이름을 입력하고 F3을 눌러 코디네이터의 세 줄짜리 서명을 넣고 싶어요. 어떤 기능인가요?
자동 텍스트는 이름을 입력하고 F3을 눌러 넣어요. 자동 고침은 입력하는 동안 자동으로 바꿔요.
다른 자원봉사자들이 각자 컴퓨터에서 동아리 서식 파일을 써요. 동아리 연락처 상자 블록은 어디에 저장해야 할까요?
서식 파일에 저장한 문서 블록은 서식 파일과 함께 따라가요. Normal.dotm과 Building Blocks.dotx는 내 컴퓨터에만 있어요.
포트리 커뮤니티 센터 과외 동아리라는 문구에 가장 알맞은 자동 고침 코드는 무엇인가요?
실제 단어가 아닌 코드는 원할 때만 바뀌어요. 동아리 같은 실제 단어를 쓰면 그 단어를 입력할 때마다 바뀌어요.

이렇게 할 수 있으면 다음으로 넘어가도 돼요

하나씩 확인하며 체크해 보세요. 체크 표시는 이 브라우저에만 저장돼요.

.dotx 서식 파일과 .docx 문서가 어떻게 다른지 설명할 수 있어요
자리 표시자가 있는 편지를 Word 서식 파일로 저장했고, 개인 탭에 나타나요
서식 파일 자체는 마우스 오른쪽 단추의 열기로 고치고, 제목 표시줄이 .dotx로 끝나는지 확인해요
서명과 연락처 상자를 자동 텍스트나 빠른 문서 요소로 알맞은 파일에 저장했어요
실제 단어가 아닌 자동 고침 코드를 만들었고, 문서 속성을 넣어 봤어요

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워드에서 서식 파일, 빠른 문서 요소, 자동 텍스트 사용하기

배울 내용

시작하기 전에

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