워드에서 읽기 쉬운 표 만들고 서식 지정하기

워드 기초 6번 튜토리얼에서는 작은 일정표를 만들고 스타일을 입혔어요. 실제 문서에는 더 큰 표가 나와요. 세 쪽에 걸친 명단, 누군가 탭으로 입력한 가격표, 이메일에서 붙여 넣은 신청표처럼요. 설정 몇 가지를 모르면 2쪽에는 열 제목이 없고, 행이 반으로 잘리고, 이름은 아무 순서도 없이 섞여 있어요.

이 튜토리얼에서는 12쪽짜리 과외 안내서 뒤쪽의 자원봉사자 명단을 고쳐요. 머리글 행을 반복하고, 열 너비를 정리하고, 이름순으로 정렬하고, 흑백으로 인쇄해도 잘 읽히게 꾸미고, 화면 읽기 프로그램에서도 잘 읽히게 만들어요.

표를 위한 두 탭

표 안을 클릭하면 리본 메뉴 오른쪽 끝에 탭 두 개가 더 생겨요. 모양(스타일, 음영, 테두리)을 다루는 테이블 디자인과 구조(행, 열, 크기, 정렬)를 다루는 레이아웃(최신 버전에서는 테이블 레이아웃)이에요. 이 레이아웃 탭은 표 전용 탭이라서, 구역 나누기에 썼던 페이지 레이아웃 탭과 달라요.

대부분의 명령은 선택한 셀에 적용되니 먼저 선택하세요. 표 왼쪽 위 모서리의 네 방향 화살표를 클릭하면 표 전체가 선택되고, 레이아웃› 다음 표› 다음 선택으로 셀, 열, 행, 표 전체를 고를 수도 있어요.

셀 병합하고 나누기

병합은 선택한 셀을 하나로 합쳐요. 이웃한 셀을 두 개 이상 선택하고 레이아웃› 다음 병합› 다음 셀 병합을 고르세요. 셀 분할은 반대로, 선택한 셀을 몇 개의 열과 행으로 나눌지 물어봐요. 표 분할은 지금 있는 행 위에서 표를 두 개로 나눠요.

표 전체에 걸친 제목을 넣거나, 화요일 튜터를 모두 큰 "화요일" 셀 하나로 묶고 싶을 때 병합을 쓰고 싶어져요. 하지만 아껴 쓰세요.

• 화면 읽기 프로그램은 표를 셀 하나씩 읽으면서 셀마다 열 제목을 알려 줘요. 병합하거나 나눈 셀은 이 격자를 깨뜨려서, 듣는 사람이 지금 어느 열에 있는지 놓칠 수 있어요.
• 세로로 병합한 셀이 있는 표는 정렬이 안 돼요. 워드가 오류 메시지를 보여 줘요.
• 머리글 행이 병합돼 있으면 머리글 행 반복과 열 너비가 예상대로 움직이지 않아요.

표 위에 제목이 꼭 필요하다면 일반 단락, 제목 스타일, 또는 캡션으로 입력하세요(캡션은 이 단계의 2번 튜토리얼에서 다뤄요). 병합을 되돌리려면 병합한 셀을 클릭하고 원래 열과 행 개수로 셀 분할을 하세요.

페이지마다 머리글 행 반복하기

표가 다음 페이지로 넘어가면 2쪽 독자는 열 제목 없이 이름과 숫자만 보게 돼요. 워드가 머리글 행을 자동으로 반복하게 할 수 있어요.

1. 표의 첫 행을 클릭해요(머리글이 두 행이라면 위의 두 행을 선택해요).
2. 레이아웃› 다음 데이터› 다음 머리글 행 반복을 골라요.

이제 표가 걸친 모든 페이지 맨 위에 머리글이 나타나고, 실제로는 한 행 그대로라서 첫 행을 고치면 모든 곳이 함께 바뀌어요. 같은 설정이 레이아웃› 다음 표› 다음 속성의 행 탭에 각 페이지에 머리글 행으로 반복으로도 있어요. 반복되는 머리글 행은 화면 읽기 프로그램에게 어느 행이 열 제목인지도 알려 줘요.

행이 잘리지 않게 하기. 기본 설정에서는 긴 메모가 있는 행처럼 높은 행이 한 페이지 아래에서 시작해 다음 페이지에서 끝날 수 있어요. 표를 선택하고 레이아웃› 다음 표› 다음 속성을 열어 행 탭에서 페이지 끝에서 행을 자동으로 나누기를 해제하세요. 그러면 행이 통째로 다음 페이지로 넘어가요.

열 너비와 맞춤 조절하기

붙여 넣거나 급하게 만든 표는 두 글자짜리 코드에 넓은 열을, 이름에는 두 줄로 넘어가는 좁은 열을 주는 경우가 많아요. 꾸미기 전에 너비부터 정리하세요.

명단은 이런 순서가 좋아요. 먼저 내용에 자동으로 맞춤으로 열마다 필요한 너비를 보고, 창에 자동으로 맞춤으로 페이지 너비를 채운 다음, 메모 열을 끌어서 넓혀 짧은 열은 좁게 남겨요.

셀 안의 맞춤. 레이아웃› 다음 맞춤의 단추 아홉 개는 왼쪽, 가운데, 오른쪽과 위, 가운데, 아래를 조합해요. 글은 왼쪽 맞춤으로 두고, 숫자는 오른쪽 맞춤으로 자릿수가 위아래로 맞게 하세요. 높이가 다른 행이 섞여 있으면 세로 가운데 맞춤을 쓰세요. 텍스트 방향은 글을 돌리지만 읽기가 어려워져서 쓸 일이 거의 없어요.

셀 여백. 레이아웃› 다음 맞춤› 다음 셀 여백은 표 전체에서 글과 셀 테두리 사이의 공간을 정해요. 빽빽한 명단은 테두리나 색보다 좌우 여백을 조금 늘리는 게 훨씬 읽기 좋게 만들어요.

행 정렬하기

표 안 아무 곳이나 클릭하고 레이아웃› 다음 데이터› 다음 정렬을 고르세요. 워드는 행 전체를 옮기기 때문에 이름마다 자기 전화번호와 요일이 그대로 따라가요.

1. 대화 상자 아래쪽 목록에서 머리글 행 있음을 골라요. 머리글이 맨 위에 남고, 첫째 기준 목록에 열 이름이 나타나요.
2. 첫째 기준에서 요일을 고르고 형식이 텍스트인지 확인해요. 숫자는 숫자, 날짜는 날짜를 골라야 10이 9 뒤에 오고 날짜가 달력 순서로 정렬돼요.
3. 둘째 기준에서 이름을 골라 같은 요일의 튜터가 가나다순이 되게 해요.
4. 오름차순(가나다순, 작은 수부터)이나 내림차순을 고르고 확인을 눌러요.

워드는 셀의 첫 단어로 정렬해요. 영어 이름처럼 Daniel Kim 순서로 쓴 이름은 이름(first name) 기준으로 정렬돼요. 성으로 정렬하려면 Kim, Daniel처럼 성을 먼저 쓰거나 성을 따로 열로 만드세요. 한국어 이름은 보통 성이 먼저라서 그대로 성순으로 정렬돼요.

표를 절제해서 꾸미기

테이블 디자인› 다음 표 스타일은 색, 테두리, 글꼴을 한 번에 적용해요. 스타일 위에 마우스를 올리면 미리 볼 수 있어요. 그다음 테이블 디자인› 다음 표 스타일 옵션에서 어떤 부분에 특별한 서식을 줄지 정하세요.

인쇄할 표, 특히 흑백으로 인쇄할 표라면 머리글이 분명하고 줄무늬가 옅은 밝은 스타일을 고르세요. 검은 글자 아래 아주 어두운 셀이나 열마다 색이 다른 스타일은 피하세요. 강조 색은 하나면 충분해요.

작은 손질은 테이블 디자인 탭의 테두리 그룹에서 하세요. 테두리는 선택한 셀에 선을 넣거나 없애고(예를 들어 테두리 없는 배치용 표에는 테두리 없음), 선 스타일, 선 두께, 펜 색은 새로 그릴 선의 모양을 정해요. 표 스타일 그룹의 음영은 선택한 셀을 색으로 채워요. 테두리를 모두 없앴다면 레이아웃› 다음 표› 다음 눈금선 보기를 켜서 작업하는 동안 셀 경계를 보세요. 눈금선은 인쇄되지 않아요.

변환하고, 합계 내고, 표 설명하기

텍스트를 표로. 항목 사이를 탭이나 쉼표로 구분해 입력한 글은 삽입› 다음 표› 다음 표› 다음 텍스트를 표로 변환으로 표가 돼요. 열을 무엇으로 구분할지(탭, 쉼표, 다른 문자) 고르면 워드가 열 개수를 세어 줘요. 반대로 표를 텍스트로 바꾸려면 레이아웃› 다음 데이터› 다음 텍스트로 변환을 쓰세요. 명단을 이메일에 붙여 넣어야 할 때 편해요.

간단한 합계(선택). 워드 표도 간단한 계산을 할 수 있어요. 숫자 열 아래의 빈 셀을 클릭하고 레이아웃› 다음 데이터› 다음 수식을 고르세요. 워드가 보통 =SUM(ABOVE)를 제안하니 확인을 누르면 돼요. 결과는 필드라서 저절로 다시 계산되지 않아요. 숫자를 바꾼 뒤에는 합계를 선택하고 F9를 누르세요. 합계보다 복잡한 계산은 Excel을 쓰세요.

표의 대체 텍스트. 표를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 표 속성을 고른 다음 대체 텍스트 탭을 여세요. 짧은 제목과 표에 무엇이 들어 있는지 알려 주는 설명을 입력해요. 예: 자원봉사자 명단: 튜터 46명의 이름, 요일, 과목, 전화, 시작일, 시간을 요일과 이름순으로 정리했어요.

자주 하는 실수

연습