워드 문서 접근성 검사하고 공유하기

과외 안내서는 자원봉사자, 학부모님, 커뮤니티 센터 사무실로 가요. 누군가는 버스에서 휴대폰으로 읽고, 누군가는 200%로 확대해서 보고, 누군가는 화면 읽기 프로그램으로 들어요. 보기에만 괜찮은 문서는 아직 완성된 게 아니에요. 사람과 그 사람이 쓰는 도구가 따라갈 수 있는 구조까지 갖춰야 해요.

이 튜토리얼에서는 자원봉사자 안내 장을 고쳐서 워드의 접근성 검사를 통과하게 하고, 보내고 싶지 않은 숨은 정보를 지우고, 알맞은 사람에게 알맞은 방법으로 안내서를 공유해요.

접근성이 중요한 이유

접근성 있는 문서란 더 많은 사람이 더 다양한 방법으로 쓸 수 있는 문서예요. 안내서를 읽는 사람들을 떠올려 보세요.

다행히 대부분의 해결책은 긴 문서를 관리하기 쉽게 만드는 습관과 같아요. 손으로 꾸미는 대신 스타일을 쓰고, 진짜 목록과 표를 쓰고, 간격은 단락 설정으로 정하는 거예요. 이 단계의 1번 튜토리얼에서 많이 배웠어요. 접근성은 대부분 워드 기능을 원래 의도대로 쓰고, 그다음 점검하는 일이에요.

접근성 검사 실행하기

검토› 다음 접근성› 다음 접근성 검사로 가세요. 오른쪽에 창이 열리고 찾은 문제가 나열돼요. 이 창과 단추의 이름은 버전마다 조금씩 달라요. 접근성, 접근성 검사기, 또는 최신 Microsoft 365에서는 접근성 도우미라고 나올 수 있는데, 하는 일은 같아요. 상태 표시줄의 접근성 항목을 클릭하거나 파일› 다음 정보› 다음 문제 확인› 다음 접근성 검사로도 열 수 있어요.

문제를 클릭하면 문서의 그 위치로 이동해요. 많은 문제에는 권장 작업 메뉴(도우미에서는 수정 단추)가 있어서 설명 추가나 장식용으로 표시 같은 해결책을 바로 적용할 수 있어요. 처음 몇 번은 창 아래쪽의 설명을 읽어 보세요. 왜 문제가 되는지 알려 줘요.

검사기는 출발점일 뿐, 합격 도장이 아니에요. 굵은 16pt 글이 제목이 되려던 것인지, 그림이라고만 쓴 대체 텍스트가 쓸모없다는 것은 알지 못해요. 그래서 다음 단원들에서 손으로 고칠 것을 알려 드려요. 글을 쓰는 동안 계속 검사하게 하려면 창이나 파일› 다음 옵션› 다음 접근성에서 작업하는 동안 접근성 검사기 계속 실행 옵션을 켜세요. 손볼 곳이 생기면 상태 표시줄에 바로 표시돼요.

진짜 제목과 진짜 간격 쓰기

화면 읽기 프로그램 사용자는 우리가 탐색 창을 쓰듯이 제목에서 제목으로 건너뛰며 긴 문서를 돌아다녀요. 굵고 크고 색만 다른, 제목처럼 보이기만 하는 글은 여기에 나타나지 않아요. 대신 진짜 제목 스타일을 쓰세요. 홈› 다음 스타일› 다음 제목 1이나 Ctrl+Alt+1, Ctrl+Alt+2, Ctrl+Alt+3을 쓰면 돼요.

• 순서 지키기. 장마다 제목 1은 하나, 그 아래 부분은 제목 2, 그 안은 제목 3이에요. 제목 3 모양이 마음에 든다고 제목 1에서 제목 3으로 건너뛰지 말고, 스타일 자체를 고치세요.
• 탐색 창에서 확인하기. 보기› 다음 표시› 다음 탐색 창에 보이는 개요가 화면 읽기 프로그램 사용자가 듣는 구조예요. 여기에 없는 제목은 진짜 제목이 아니에요.
• 진짜 목록 쓰기. 줄 앞에 손으로 입력한 1.이나 -는 그냥 글로 읽혀요. 홈› 다음 단락› 다음 글머리 기호나 번호 매기기를 쓰면 "항목 4개 목록"처럼 들려요.
• 간격용 빈 단락 쓰지 않기. 빈 ¶마다 빈 줄이라고 읽히고, 작은 화면에서는 배치가 깨져요. 홈› 다음 단락이나 스타일에서 단락 앞, 단락 뒤 간격을 정하고, 새 페이지는 Ctrl+Enter로 시작하세요.

대체 텍스트, 뜻이 통하는 링크, 표 머리글

대체 텍스트는 화면 읽기 프로그램이 그림 대신 읽어 주는 짧은 설명이에요. 그림을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 대체 텍스트 보기(버전에 따라 대체 텍스트 편집)를 고르거나 그림 서식› 다음 접근성› 다음 대체 텍스트를 쓰세요. 그림이 무엇을 보여 주고 왜 거기 있는지 한두 문장으로 쓰면 돼요. 예: 둥근 탁자에서 튜터 두 명이 학생의 수학 학습지를 도와주는 모습. "~의 사진"으로 시작하지 마세요. 화면 읽기 프로그램이 이미 그림이라고 알려 줘요. 워드가 자동으로 만든 대체 텍스트를 제안할 수도 있는데, 꼭 읽고 고치세요.

테두리나 배경 도형처럼 꾸미기만 하는 그림이라면 장식용으로 표시를 체크하세요. 그러면 화면 읽기 프로그램이 파일 이름을 읽는 대신 건너뛰어요.

링크는 어디로 가는지 말해야 해요. 화면 읽기 프로그램 사용자는 문서의 링크 목록만 따로 불러오는 경우가 많은데, 여기를 클릭이 다섯 개 있는 목록은 쓸모가 없어요. 목적지를 설명하는 단어를 선택하고 Ctrl+K(또는 삽입› 다음 링크› 다음 링크)를 누른 다음 주소에 웹 주소를 붙여 넣으세요. 표시할 텍스트 상자에는 사람들이 보게 될 글이 나와요. www.example.org/volunteer-policy 같은 주소를 그대로 붙여 넣어도 링크는 되지만, 한 글자씩 읽혀요.

표에는 머리글 행이 있어야 화면 읽기 프로그램이 셀을 줄줄이 읽는 대신 "요일: 목요일, 시간: 오후 3:30~5:00"처럼 읽어 줘요. 첫 행을 클릭하고 표의 레이아웃 탭에서 레이아웃› 다음 데이터› 다음 머리글 행 반복을 켜세요. 보조 기술에 이 행이 머리글이라고 알려 주고, 페이지마다 행을 반복해 줘요. 머리글처럼 보이도록 테이블 디자인› 다음 표 스타일 옵션› 다음 머리글 행도 체크하세요. 표는 단순하게 유지하세요. 가능하면 셀 병합이나 분할을 피하고, 글을 나란히 놓으려고 표를 쓰지 마세요. 자세한 내용은 이 단계의 4번 튜토리얼에서 다뤄요.

색, 대비, 제목, 언어

대비. 흰 바탕에 연한 회색 글씨는 세련돼 보이지만, 많은 사람에게, 햇빛 아래 화면에서, 저렴한 프린터에서 읽기 어려워요. 본문 글자는 홈› 다음 글꼴› 다음 글꼴 색에서 자동이나 검은색처럼 진하게 두세요. 검사기가 읽기 어려운 텍스트 대비를 경고해 주지만, 테마 색 제목과 음영이 있는 표 셀 위의 글은 직접도 확인하세요.

색에만 기대지 않기. "빨간색 날짜는 휴강이에요"는 빨간색과 검은색을 구분하지 못하거나 글을 듣는 사람에게는 아무 뜻이 없어요. 단어나 기호를 함께 쓰세요. 휴강: 11월 26일 목요일처럼요. 색을 써도 괜찮지만, 유일한 신호가 되면 안 돼요.

문서 제목. 파일› 다음 정보로 가서 오른쪽 속성 아래 제목에 2026-27 과외 안내서처럼 입력하세요. 화면 읽기 프로그램과 PDF 뷰어가 안내서_v7_최종.docx 같은 파일 이름 대신 이 제목을 보여 줄 수 있어요.

언어. 화면 읽기 프로그램은 문서 언어를 보고 발음 방법을 정해요. 안내서에 스페인어나 영어 단락이 있으면 그 부분을 선택하고 검토› 다음 언어› 다음 언어› 다음 언어 교정 언어 설정으로 언어를 정하세요. 워드 기초 7번 튜토리얼에서 한 것과 같아요. 교정과 발음 모두에 도움이 돼요.

공유하기 전에 문서 검사하기

문서에는 눈에 보이는 것보다 많은 것이 담길 수 있어요. 오래된 메모, 적용하는 걸 잊은 변경 내용, 편집한 모든 사람의 이름, 숨겨진 텍스트, 머리글 속 메모 같은 것이요. 안내서를 동아리 밖으로 보내기 전에 문서 검사를 실행하세요.

1. 먼저 파일› 다음 복사본 저장이나 파일› 다음 다른 이름으로 저장으로 사본을 만들어요. 지운 것 중에는 되돌릴 수 없는 것도 있어요.
2. 파일› 다음 정보› 다음 문제 확인› 다음 문서 검사로 가요.
3. 체크 상자는 그대로 두고 검사를 클릭해요.
4. 무언가를 찾은 범주마다 결과를 읽고, 지우고 싶으면 모두 제거를 클릭해요.

공유, PDF 보내기, 보호

워드 창 오른쪽 위의 공유를 클릭하세요. 파일이 아직 OneDrive나 SharePoint에 없으면 먼저 올리라고 해요. 링크로는 온라인에 있는 파일만 열 수 있기 때문이에요.

• 링크를 쓸 수 있는 사람: 링크 설정을 클릭해 링크가 있는 모든 사용자, 조직 내 사용자, 특정 사용자 등에서 골라요. 자원봉사자 전화번호가 든 안내서라면 특정 사용자를 고르세요.
• 할 수 있는 일: 안내서 팀에게는 편집 가능, 학부모님과 사무실에는 보기 가능을 줘요.
• 이름이나 메일 주소를 입력하고 보내기를 클릭하거나, 링크 복사로 메시지에 붙여 넣어요.

PDF는 파일› 다음 다른 이름으로 저장이나 파일› 다음 내보내기› 다음 PDF/XPS 문서 만들기로 만들고, 옵션…에서 접근성에 대한 문서 구조 태그를 체크해 두세요. 워드 기초 7번 튜토리얼과 같아요. 제목으로 책갈피를 만드는 옵션도 체크하면 읽는 사람이 장 사이를 건너뛸 수 있어요.

편집 제한. 검토› 다음 보호› 다음 편집 제한을 누르면 창이 열려요. 여기서 변경 내용 추적, 메모, 변경할 수 없음(읽기 전용)처럼 특정한 편집만 허용하고, 원하면 암호를 정한 다음 예, 보호를 시작합니다를 클릭해요. 도와주는 사람이 실수로 배치를 바꾸지 않게 할 때 좋아요. 강력한 보안은 아니에요.

최종본으로 표시(파일› 다음 정보› 다음 문서 보호› 다음 최종본으로 표시)는 문서가 최종본이라는 표시줄을 띄우고 입력을 막아요. 하지만 누구나 그래도 편집을 클릭할 수 있으니, 잠금이 아니라 정중한 안내 정도로 생각하세요.

자주 하는 실수

연습