팀이 함께 쓰는 워드 서식 파일 키트 만들기

고급 단계의 사용자 지정 서식 파일 튜토리얼에서 탄탄한 서식 파일을 하나 만들었어요. 한 사람이 쓸 때는 그걸로 충분해요. 하지만 이제 과외 동아리는 지점이 세 곳이고, 자원봉사 코디네이터 팀이 각자 편지, 안내문, 보고서, 신청서를 만들어요. 다들 예전 파일을 복사해 쓰다 보면 금세 로고와 글꼴이 조금씩 다른 버전이 열두 개쯤 생겨요.

서식 파일 키트가 이 문제를 해결해요. 시험을 마친 작은 서식 파일 세트에, 잘 쓰도록 돕는 것들(한 쪽짜리 안내서, 예시 문서, 공유 문서 블록, 승인된 이미지)을 더해 버전 번호와 함께 한곳에 모아 둔 거예요. 이 튜토리얼에서는 키트를 계획하고, 만들고, 시험하고, 팀에 배포하고, 간단하게 업데이트하는 방법까지 정해요.

서식 파일 키트에 들어가는 것

키트는 새 코디네이터라면 누구나 묻는 질문에 답해 줘요. 어떤 파일에서 시작하고, 어떻게 써야 하나요? 구성 요소마다 맡은 일이 하나씩 있어요.

작게 유지하세요. 실제로 쓰는 서식 파일 네 개가 헷갈리게 하는 열 개보다 나아요. 1년에 한 번 만드는 문서라면 보통 예시 문서 하나로 충분하고, 따로 서식 파일을 만들 필요는 없어요.

하나의 스타일 시스템으로 서식 파일 만들기

첫 서식 파일(보통 안내문)은 고급 튜토리얼에서 만든 스타일 시스템으로 만들어요. 테마 글꼴과 색, 뿌리 스타일인 표준, 제목 1~3, 그리고 팁 상자 같은 사용자 지정 스타일 몇 개요. 나머지 서식 파일은 이 파일에서 만들어야 모두 똑같은 스타일로 시작해요.

1. 동아리 안내문.dotx 파일 자체를 열어요(두 번 클릭하면 새 문서가 만들어지니, 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 열기를 골라요).
2. 파일› 다음 다른 이름으로 저장으로 Word 서식 파일(*.dotx) 형식 그대로 동아리 편지.dotx 사본을 저장해요.
3. 편지에서 다른 부분만 바꿔요. 여백, 주소 안내 텍스트, 로고가 있는 첫 페이지 머리글이요.
4. 보고서와 신청서도 같은 방법으로 만들어요.

나중에 스타일을 바꿀 때는 한 서식 파일에서 고친 다음 구성 도우미(홈› 다음 스타일 대화 상자 표시 아이콘, 스타일 관리 > 가져오기/내보내기)로 다른 파일에 복사하세요. 그래야 키트가 서로 어긋나지 않아요.

문서 블록은 서식 파일 안에 저장하세요. 서식 파일을 열고 연락처 상자를 선택한 다음 삽입› 다음 텍스트› 다음 빠른 문서 요소› 다음 선택 영역을 빠른 문서 요소 갤러리에 저장을 골라요. 대화 상자의 저장 위치를 Normal.dotm이나 Building Blocks.dotx가 아니라 그 서식 파일(예: 동아리 안내문.dotx)로 정해요. 범주를 과외 동아리처럼 정해 두면 키트의 블록이 한데 모여 보여요. 그다음 서식 파일을 저장해요.

서식 파일마다 버전 번호를 넣으세요. 파일› 다음 정보로 가서 오른쪽 열 위쪽의 속성 드롭다운을 열고 고급 속성을 골라요. 사용자 지정 탭에서 이름에 Template version을 입력하고, 형식은 텍스트, 값은 2.1로 정한 다음 추가를 클릭해요. 바닥글에 표시하려면 삽입› 다음 텍스트› 다음 빠른 문서 요소› 다음 필드에서 DocProperty를 고르고 Template version을 선택해요. 서식 파일로 만든 새 문서도 이 속성을 그대로 가져가서, 인쇄한 안내문만 봐도 어느 버전에서 나왔는지 알 수 있어요.

공유하기 전에 서식 파일 시험하기

만든 사람만 쓸 수 있는 서식 파일은 아직 완성된 게 아니에요. 키트의 모든 서식 파일을, 고칠 때마다 아래 방법으로 시험하세요.

키트를 만들지 않은 코디네이터 한 명에게, 옆에서 지켜보기만 하면서 실제 안내문을 만들어 보게 하세요. 그 사람이 머뭇거리는 곳마다 서식 파일에서 고치거나 스타일 안내서에 설명할 것이 있어요.

모두가 같은 파일에서 시작하도록 키트 배포하기

.dotx를 메일로 보내면 한 번은 통해요. 일주일만 지나도 누군가의 바탕 화면에 예전 사본이 남아 있어요. 키트를 공유 장소 한곳에 두고 워드가 그곳을 보게 하세요.

과외 동아리라면 두 번째 방법으로 충분해요. 코디네이터의 PC마다 이렇게 해요.

1. 브라우저에서 동아리의 SharePoint나 공유 OneDrive 폴더를 열고 동기화(또는 내 파일에 바로 가기 추가)를 클릭해 파일 탐색기에 키트 폴더가 보이게 해요.
2. 파일 탐색기에서 동기화된 서식 파일 폴더를 열고 주소 표시줄을 클릭해 경로를 복사해요. 예: C:\Users\사용자\과외 동아리\서식 파일 키트 - 서식 파일
3. 워드에서 파일› 다음 옵션› 다음 저장으로 가서 기본 개인 서식 파일 위치에 경로를 붙여 넣고 확인을 클릭해요.
4. 파일› 다음 새로 만들기를 확인해요. 이제 개인 탭에 키트 서식 파일이 보여요.

서식 파일 이름, 버전, 폐기 관리하기

이름 규칙은 한 번 정해서 스타일 안내서에 적어 두세요. 그래야 누구나 파일 이름을 읽을 수 있어요.

• 바뀌지 않는 이름. 사용 중인 서식 파일은 파일 이름을 계속 똑같이 유지해요. 그래야 고정해 둔 바로 가기와 동기화 폴더가 계속 동작해요.
• 버전 번호. 2.1 같은 번호를 써요. 모양이 새로 바뀌거나 스타일을 없애면 앞 숫자를, 작은 수정이면 뒤 숫자를 올려요. 그때마다 Template version 속성도 바꿔요.
• 변경 기록. 키트 폴더에 짧은 키트 변경 기록.docx를 두고 날짜, 버전, 바뀐 내용, 문의할 사람을 적어요.
• 폐기. 새 버전을 저장하기 전에 예전 파일을 보관 폴더로 옮기고 이름에 버전과 날짜를 붙여요. 그 파일로 만든 문서는 서식이 그대로 유지돼요. 문서마다 스타일 사본을 따로 저장하기 때문이에요. 다만 그 서식 파일의 문서 블록은 더 이상 보이지 않아요.

의견을 모으고 키트를 계속 살려 두기

맡은 사람이 없으면 키트는 점점 나빠져요. 키트 담당자를 한 명 정하고, 간단한 일과를 정해 주세요.

• 요청은 한곳으로. 스타일 안내서에 짧은 양식이나 공유 의견 문서를 연결해 두고, 무엇을 만들던 중이었는지, 무엇이 안 됐는지, 화면 캡처를 받아요.
• 실제 문서 보기. 학기마다 지점별 최근 문서 다섯 개를 열어 보세요. 매번 같은 곳에서 손으로 서식을 줬다면 스타일이나 문서 블록이 빠진 거예요.
• 변경은 모아서. 요청을 모았다가 1년에 몇 번 새 버전을 내요. 매주 바꾸지 마세요. 출시할 때마다 수정, 시험, 버전 올리기, 변경 기록 작성, 팀에 알리기를 해요.
• 정중하게 거절하기. 한 지점만 특별한 배치가 필요하다면, 다섯 번째 서식 파일보다 예시 문서가 더 나은 답인 경우가 많아요.

키트 관리에는 반복되는 일이 많아요. 아직 예전 버전을 쓰는 문서 찾기, PDF로 내보내기 전에 필드 업데이트하기, 손으로 준 서식 정리하기 같은 일이요. 다음 튜토리얼 워드 자동화하기에서 이런 일을 매크로나 스크립트에 맡기는 법을 배워요.

자주 하는 실수

연습