워드로 전문 문서 구성하기: 보고서, 제안서, 정책, 매뉴얼

과외 동아리는 이제 무언가를 결정하는 문서를 써요. 커뮤니티 센터 이사회에 내는 연간 보고서, 지역 재단에 내는 지원금 제안서, 모든 지점이 지켜야 하는 안전 정책, 바쁜 수업 중에 펼쳐 보는 자원봉사자 매뉴얼이요. 문서마다 읽는 사람도, 그 사람이 묻는 질문도 달라요. 엉뚱한 질문에 답하거나 답을 11쪽에 숨긴 문서는 문장 하나하나가 옳아도 실패해요.

이 튜토리얼에서는 장르에 맞게 구조를 잡고, 요약을 쓰고, 제목을 메시지로 바꾸고, 앞부분을 계획하고, 단원을 통째로 옮겨도 정리된 상태가 유지되도록 워드의 구조 기능을 써요. 그다음 결과를 검토 기준표로 평가해요. 연습 파일은 직접 다시 구성할 엉망인 연간 보고서예요.

장르에 맞게 구조 잡기

쓰기 전에 두 가지를 물어보세요. 누가 읽을까, 그리고 읽고 나서 무엇을 해 주기를 바랄까요? 예산 승인, 규칙 지키기, 작업 끝내기, 결정 내리기 같은 것이요. 장르는 이 질문들에 대한 정해진 답이고, 읽는 사람은 그 장르의 구조를 기대해요. 그 기대를 활용하세요.

• 보고서는 1쪽만 읽을지도 모르는 바쁜 사람이 읽어요. 결론을 거기에 두고, 근거는 그 뒤에 두세요.
• 제안서는 점수로 평가받아요. 재단이 제목이나 평가표를 준다면 그 제목을, 그 순서대로, 그 표현 그대로 쓰세요. 심사자는 각 항목을 예상한 자리에서 찾아요.
• 정책은 읽기보다 찾아봐요. 규칙마다 번호를 붙여 "규칙 3.2"처럼 가리킬 수 있게 하고, 해석이 갈릴 수 있는 말은 정의하고, 정책 담당자와 검토 시기를 밝히세요.
• 매뉴얼과 SOP(표준 운영 절차)는 일하는 도중에 봐요. 주제가 아니라 작업 단위로 정리하세요. 귀가 절차가 아니라 학생 귀가 처리하기처럼요. 번호 하나에 행동 하나예요.

답부터 말하는 요약 쓰기

요약(경영진 요약)은 다른 부분은 읽지 않을 사람을 위해 문서 전체를 한 쪽에 담은 거예요. 앞으로 무슨 내용이 나올지 알려 주는 서론과 달라요. 무엇을 알아냈고 무엇을 원하는지 말해 줘요.

1. 답. 한두 문장으로 핵심 결과와 핵심 권고를 말해요.
2. 요청. 읽는 사람에게 무엇이 필요한지, 언제까지인지 써요.
3. 핵심 결과. 숫자가 하나씩 들어간 글머리 기호 세 개에서 다섯 개.
4. 자세한 내용의 위치. 자세한 내용이 있는 절로 가는 상호 참조.

요약은 문서가 무슨 말을 하는지 알게 된 마지막에 쓰고, 표지와 목차 바로 뒤 맨 앞에 두세요. 한 쪽을 넘기지 마세요. 한 쪽에 안 들어간다면 아직 무엇이 가장 중요한지 정하지 못한 거예요. 시험해 보세요. 요약만 읽은 사람이 결정을 내릴 수 있어야 해요.

메시지를 담은 제목과 앞부분

보고서와 제안서에서는 꼬리표 같은 제목을 메시지가 담긴 문장형 제목으로 바꾸세요. 그러면 탐색 창(보기› 다음 표시› 다음 탐색 창)이 문서 전체의 요약처럼 읽히고, 제목만 훑어보는 사람도 이야기를 파악해요.

모든 제목이 문장일 필요는 없어요. 용어 정의, 재단 양식의 예산, 부록 A. 출석 데이터처럼 이름으로 찾아보는 참고 부분은 꼬리표로 두세요. 매뉴얼에서는 학생 귀가 처리하기처럼 할 일을 이름으로 쓰는 작업형 제목을 쓰세요.

앞부분은 본문 앞에 오는 부분이에요. 몇 쪽이 넘는 문서라면 세 가지를 계획하세요.

• 표지. 제목, 부제목, 단체 이름, 날짜, 버전. 삽입› 다음 페이지› 다음 표지나 서식 파일 키트의 표지를 쓰세요. 제목은 삽입› 다음 텍스트› 다음 빠른 문서 요소› 다음 문서 속성› 다음 제목으로 넣으면, 지난 튜토리얼에서 정한 제목 속성과 표지가 늘 같아요. 머리글/바닥글 옵션에서 첫 페이지를 다르게 지정을 켜서 표지에는 쪽 번호가 나오지 않게 하세요.
• 목차. 중급 2번 튜토리얼처럼 제목 스타일로 참조› 다음 목차를 만들어요. 문장형 제목을 쓰면 목차 자체가 읽을 만해져요.
• 수정 기록. 지금 어떤 버전이고 무엇이 바뀌었는지 보여 주는 작은 표예요. 아무도 옛 사본을 보고 일하지 않게 해 줘요.

구조를 단단히 묶는 워드 기능

전문 문서는 완성되기 전에 여러 번 다시 구성돼요. 워드의 구조 기능으로 만들면 단원을 옮겨도 번호, 참조, 목차 항목이 모두 따라와요. 손으로 만들면 옮길 때마다 무언가 깨져요.

이 도구들은 고급 1번 튜토리얼과 고급 4번 튜토리얼에서 하나씩 배웠어요. 이 단계에서 새로운 점은 이것들을 체계로 쓰는 거예요. 장르를 정하고, 보기› 다음 보기› 다음 개요에서 제목 스타일로 개요를 만든 다음 글을 써요. 개요 보기나 탐색 창에서 제목을 끌면 그 아래 내용까지 단원 전체가 옮겨져요.

쉬운 말로 쓰기

쉬운 글은 단순한 생각이 아니에요. 읽는 사람이 처음 읽을 때 바로 이해할 수 있는 글이에요. 중요한 문서일수록 더 중요해요. 휴대폰으로 읽는 이사, 제2 언어로 읽는 학부모님, 바쁜 수업 중에 읽는 자원봉사자 모두 요점을 빨리 알아야 해요.

• 짧은 문장. 한 문장에 생각 하나, 한 단락에 주제 하나. 한 문장이 두 줄을 넘으면 나눌 수 있는지 보세요.
• 누가 무엇을 하는지. 행동하는 사람을 주어로 쓰세요. 지점 코디네이터가 픽업 명단을 업데이트해요처럼요.
• 흔한 말. 활용하다 대신 쓰다, ~에 앞서 대신 ~ 전에. ~되어지다 같은 이중 피동은 피하세요.
• 용어는 한 번 정의하고 매번 같은 말을 쓰세요. 지점, 장소, 분원을 섞어 쓰지 마세요.
• 단계와 선택지는 목록으로, 비교는 표로, 이유는 문장으로 써요.
• 정책에서는 말을 일부러 골라요. 요구 사항은 반드시 ~해야 해요, 권장은 ~하는 것이 좋아요, 허용은 ~해도 돼요. 각각의 뜻을 용어 정의에 적어 두세요.

긴 문장과 장황한 표현은 워드의 도움을 받아 찾을 수 있어요. 검토› 다음 언어 교정› 다음 편집기를 실행하고 명확성과 간결성에 관한 다듬기 제안을 보세요. 많은 버전에서 파일› 다음 옵션› 다음 언어 교정의 가독성 통계 표시를 켜면, 맞춤법 및 문법 검사가 끝난 뒤 평균 문장 길이 같은 통계도 보여 줘요. 숫자는 성적이 아니라 힌트로 보세요.

중요한 문서를 검토 기준표로 평가하기

검토 기준표(루브릭)는 "괜찮아 보이는데요"를 두 검토자가 합의할 수 있는 구체적인 확인 항목으로 바꿔 줘요. 행마다 0(아직), 1(손볼 곳 있음), 2(준비됨)로 점수를 매기세요. 0점이 하나도 없고 14점 중 12점 이상일 때만 다음 단계로 보내세요. 이 단계의 3번 튜토리얼에서 만든 작업 흐름의 검토 단계에서 쓰고, 지난 튜토리얼의 접근성 검토 기록도 함께 붙이세요.

자주 하는 실수

연습