워드 문서의 접근성, 보호, 관리 기준 세우기

지점이 세 곳으로 늘고 코디네이터 팀이 생기면서, 과외 동아리에는 이제 모든 문서를 확인하는 한 사람이 없어요. 접근성과 개인 정보 보호가 누군가 마지막에 고치는 것을 기억하는 데 달려 있다면 반드시 빠지는 곳이 생겨요. 해결책은 이 단계의 1번 튜토리얼에서 만든 서식 파일 키트에 올바른 선택을 미리 넣어 두고, 모두가 따르는 짧은 규칙 몇 가지를 글로 정해 두는 거예요.

이 튜토리얼에서는 서식 파일을 처음부터 접근성 있게 만들고, 대체 텍스트 기준을 쓰고, 한 쪽짜리 관리 정책 초안을 만들고, 문서에 레이블을 붙이고 보호하는 방법을 정하고, 검사기의 빈틈을 채우는 수동 검토를 마련해요. 중급 8번 튜토리얼에서는 문서 하나를 고쳤다면, 이제는 팀 전체의 기준을 세워요.

접근성을 서식 파일에 담기

완성된 문서에서 고치는 접근성 문제는 모두 누군가 서식 파일에서 고치지 못한 문제예요. 키트의 .dotx 파일 자체를 여세요(두 번 클릭하면 새 문서가 시작되니, 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 열기를 고르세요). 그리고 다음을 한 번만 설정해요.

대비 확인하기. 흔히 쓰는 기준은 웹 콘텐츠 접근성 지침(WCAG)에서 나온 것으로, 본문 글자는 대비율 4.5:1 이상, 큰 글자(약 18pt 또는 굵은 14pt)는 3:1 이상이에요. 워드는 대비율을 보여 주지 않으니, 색 사용자 지정의 색 코드를 무료 대비 검사 도구에 넣어 확인하세요. 흰 바탕의 진한 파랑은 넉넉히 통과하지만, 연한 회색, 노랑, 연두색은 대개 통과하지 못해요. 텍스트/배경 - 어둡게 1 색은 검정이나 아주 진한 회색으로 두세요.

대체 텍스트 기준 쓰기

자원봉사자에게 "대체 텍스트를 넣으세요"라고만 하면 image1.png나 사진 같은 대체 텍스트가 나와요. 기준이 있으면 따라 할 규칙과 예가 생겨요. 반 쪽 정도로 짧게 써서 키트의 한 쪽짜리 안내서에 넣으세요.

• 무엇을 보여 주고 왜 거기 있는지 써요. 보통 한두 문장이면 돼요.
• "~의 사진", "~의 이미지"로 시작하지 않아요. 화면 읽기 프로그램이 이미 그림이라고 알려 줘요.
• 차트는 전하려는 내용과 핵심 숫자를 써요. 전체 데이터는 표나 근처 본문에 넣어요.
• 학생이나 다른 미성년자의 이름은 쓰지 않아요. 대체 텍스트, 캡션, 파일 이름 모두요.
• 꾸미기만 하는 그림은 장식용으로 표시해요. 화면 읽기 프로그램이 건너뛰어요.
• 워드가 만들어 준 대체 텍스트는 꼭 확인해요. 읽어 보고 다시 쓰세요. 엉뚱한 것을 설명할 때가 많아요.

대체 텍스트는 그림 서식› 다음 접근성› 다음 대체 텍스트로 넣거나, 그림을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 대체 텍스트 보기를 골라 넣어요. 같은 창에 장식용으로 표시 확인란도 있어요.

짧은 관리 정책 초안 만들기

문서 관리(거버넌스)란 문서를 만들고, 저장하고, 공유하고, 지우는 방법에 대해 합의한 규칙이에요. 작은 동아리라면 한 쪽이면 충분해요. 더 긴 정책은 아무도 읽지 않고, 아무도 읽지 않는 규칙은 아무도 지켜 주지 못해요. 다음 여섯 가지를 다루세요.

메타데이터와 개인 정보 관리하기

메타데이터는 파일 안에 저장되는 문서에 관한 정보예요. 제목, 태그, 만든 이, 회사 등이 있어요. 보내는 사본마다 함께 가고, 검색 도구가 파일을 찾을 때도 써요.

• 제목과 태그. 파일› 다음 정보로 가서 오른쪽 속성 아래 제목과 태그를 채우세요. 정책, 매뉴얼, 포트리, 잉글우드처럼 짧은 태그 목록을 정책에 정해 두세요.
• 만든 이. 관련 사용자 아래의 만든 이는 파일› 다음 옵션› 다음 일반의 사용자 이름이나 로그인한 계정에서 채워져요. 누군가의 집 컴퓨터에서 만든 서식 파일은 그 사람 이름을 거기서 만든 모든 문서로 옮길 수 있어요. 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭해 지우고, 대신 과외 동아리 같은 역할 이름을 넣으세요.
• 나머지 속성. 목록 아래쪽의 모든 속성 표시나 위쪽의 속성› 다음 고급 속성을 클릭하면 주제, 회사, 설명 같은 항목이 보여요.

파일이 동아리 밖으로 나가기 전에는 중급 8번 튜토리얼에서 배운 대로 사본에서 파일› 다음 정보› 다음 문제 확인› 다음 문서 검사를 실행하세요. 문서 속성 및 개인 정보를 제거하면 만든 이 이름과 다른 속성도 지워지니, PDF에 제목이 필요하면 나중에 다시 넣으세요.

문서 검사로 개인 정보를 지우면, 워드는 보통 그 파일에 저장할 때 파일 속성에서 개인 정보 제거 옵션을 켜 둬요. 그래서 다음에 누가 저장해도 이름이 다시 들어가지 않아요. 많은 버전에서 이 확인란은 파일› 다음 옵션› 다음 보안 센터› 다음 보안 센터 설정› 다음 개인 정보 옵션에서 볼 수 있어요. 워드 전체가 아니라 그 문서 하나에만 적용되고, 정확한 이름과 위치는 버전마다 달라요.

알맞은 보호 수준 고르기

워드에는 여러 종류의 "보호"가 있고, 막아 주는 대상이 아주 달라요. 대부분은 실수만 막아 줘요. 문서 종류마다 어떤 수준이 필요한지 정책에 적어 두세요.

민감도 레이블은 조직용 Microsoft 365의 기능이고, 관리자만 만들 수 있어요. 조직에서 레이블을 쓴다면 홈 탭에(버전에 따라 파일 이름 옆에도) 민감도 단추가 있고, 조직이 정한 레이블 이름이 나와요. 정책에 레이블 이름을 지어내지 말고, 실제로 보이는 이름을 그대로 옮기세요. 단추가 안 보이면 조직이 나에게 레이블을 쓰지 않는 것이니, 표의 다른 수준을 쓰면 돼요.

검사기가 못 하는 수동 검토 운영하기

접근성 검사는 빠진 대체 텍스트와 빠진 머리글 행을 찾아요. 하지만 대체 텍스트가 쓸모 있는지, 제목이 말이 되는지, 읽는 사람이 순서를 따라갈 수 있는지는 판단하지 못해요. 매번 똑같이 하는 짧은 수동 검토가 그 빈틈을 채워요. 이 단계의 3번 튜토리얼에서 만든 작업 흐름의 검토 단계에 넣으세요.

자주 하는 실수

연습