OneDrive, SharePoint, Copilot으로 워드 공동 작성하기

연간 보고서는 여섯 절에 작성자가 다섯 명이에요. 앞 튜토리얼에서는 사람에서 사람으로 넘어가는 문서를 위한 검토 흐름을 만들었어요. 초안 쓰기는 달라요. 모두가 같은 시간에, 같은 파일에서, 서로의 글을 덮어쓰지 않고 써야 해요.

이 튜토리얼에서는 워드의 실시간 공동 작성이 어떻게 돌아가는지, 무엇이 필요한지, 무엇이 조용히 공동 작성을 망가뜨리는지 알아봐요. 그다음 워드의 Copilot을 다뤄요. 무엇을 도울 수 있는지, 쓴 내용을 어떻게 확인하는지, AI 도움을 언제 써도 되는지 팀이 어떻게 합의하는지요. Copilot 없이도 모든 내용을 따라 할 수 있고, 연습에서도 그 방법을 보여 줘요.

공동 작성에 필요한 것

공동 작성은 여러 사람이 한 문서를 동시에 고치고 서로의 변경 내용을 몇 초 안에 보는 거예요. 따로 켜는 기능이 아니라, 네 가지 조건이 맞으면 저절로 돼요.

파일을 공유하려면 워드 창 오른쪽 위의 공유를 클릭하세요. 이름이나 메일 주소를 입력하거나 링크를 복사하고, 권한이 편집 가능으로 되어 있는지 확인해요. 첨부 파일보다 링크가 나아요. 첨부 파일은 별도의 사본을 만들어서, 다시 메일로 받은 버전을 합쳐야 하는 상황으로 돌아가요.

공동 작성자는 Windows나 Mac용 Microsoft 365 워드, 웹용 Word, 모바일 앱 중 무엇을 써도 돼요. 예전 영구 라이선스 버전의 워드는 파일을 열 수는 있어도 공동 작성이 잘 안 되거나 아예 안 될 수 있으니, 팀에 최신 버전이나 웹용 Word를 쓰자고 하세요.

부딪히지 않고 함께 일하기

다른 사람이 파일을 열면 창 오른쪽 위에 그 사람의 사진이나 이니셜이 나타나요. 본문에서는 색깔 깃발이나 커서가 각자 작업하는 위치를 보여 주고, 마우스를 올리면 이름이 보여요. 워드는 몇 초마다 변경 내용을 보내서, 다른 사람이 입력하는 글이 거의 실시간으로 나타나요.

워드는 두 사람이 서로 다른 곳에서 입력하는 건 잘 처리해요. 문제는 같은 곳에서 겹쳐 일할 때 생겨요. 몇 가지 습관으로 거의 모든 문제를 막을 수 있어요.

• 절을 나눠 맡기. 위의 계획처럼 제목마다 담당자와 마감일을 적어요. 내 절에서는 쓰고, 다른 사람의 절에는 메모를 달아요.
• 제목을 경계로 쓰기. 제목 스타일을 써 두면 탐색 창(보기› 다음 표시› 다음 탐색 창)으로 각자 자기 절로 바로 가서, 남의 글을 스크롤할 필요가 없어요.
• 다른 사람이 쓰는 동안 공통 설정 바꾸지 않기. 스타일 정의, 테마, 여백, 구역 나누기를 바꾸면 모두의 글이 바뀌어요. 그런 변경은 시간을 정해서 하거나 한 사람에게 맡기세요.
• 조심해서 붙여 넣기. 다른 파일에서 큰 덩어리를 붙여 넣으면 엉뚱한 스타일이 따라와요. Ctrl+Shift+V(텍스트만 유지)로 붙여 넣고 서식 파일의 스타일을 적용하세요.
• 끝나면 알리기. 계획 표에서 내 절의 상태를 바꾸거나 메모에 회신해서, 아무도 짐작하지 않게 해요.

공동 작성을 막는 것들

공동 작성이 멈추면 워드는 보통 파일이 잠겼다거나 읽기 전용이라는 메시지를 보여 주거나, 다른 사람의 변경 내용을 더 이상 보여 주지 않아요. 먼저 흔한 원인부터 확인하세요.

Microsoft 지원의 공동 작성 문서에 현재 요구 사항과 공동 작성을 막을 수 있는 기능 목록이 나와 있어요. 워드가 업데이트되면서 목록도 바뀌니, 이 표에 없는 문제가 생기면 그 문서를 확인하세요.

메모, @멘션, 편집 모드

메모는 공동 작성자가 서로의 글을 건드리지 않고 이야기하는 곳이에요. 공유 파일에서는 가벼운 할 일 목록이 되기도 해요.

• @멘션: 메모에 @와 이름을 입력해 공동 작성자를 부르세요. OneDrive나 SharePoint에 있는 파일이라면 보통 그 사람에게 메모로 가는 링크가 담긴 메일이나 알림이 가요.
• 작업 할당: Microsoft 365에서, 특히 회사나 학교 계정이라면 메모 아래에 멘션한 사람에게 메모를 할당하는 확인란이 나타날 수 있어요. 그러면 메모에 누구에게 할당됐는지 표시되고 그 사람에게 알림이 가요. 이 옵션이 안 보여도 분명한 요청을 담은 @멘션이면 거의 같은 효과가 있어요.
• 해결: 일이 끝나면 스레드를 해결해서, 열린 메모에는 남은 일만 보이게 해요.

편집 모드. 최근 버전의 Microsoft 365 워드와 웹용 Word에는 리본 메뉴 오른쪽 위 근처에 모드 단추가 있어요. 이름과 위치는 버전마다 다르지만, 보통 이런 선택지가 있어요.

검토 모드는 다른 사람의 절을 예의 있게 고치는 방법이에요. 담당자가 내 수정을 추적된 변경 내용으로 보고 남길지 정해요.

버전 기록으로 작업 되살리기

여러 사람이 쓰다 보면 언젠가는 누군가 지우면 안 되는 단락을 지우거나 한 절 위에 다른 글을 붙여 넣어요. 실행 취소(Ctrl+Z)는 내가 최근에 한 작업만 되돌려요. 그보다 큰 일에는 버전 기록을 쓰세요.

1. 파일› 다음 정보› 다음 버전 기록으로 가요. 제목 표시줄의 파일 이름을 클릭하고 버전 기록을 골라도 돼요.
2. 창에 예전 버전이 날짜, 시간, 그리고 많은 경우 고친 사람과 함께 나와요.
3. 버전을 클릭하면 별도 창에서 읽기 전용으로 열려요. 필요한 글을 찾아요.
4. 빠진 부분을 복사해 지금 문서에 붙여 넣거나, 복원을 클릭해 그 버전을 현재 버전으로 만들어요.

보통은 복원보다 단락 하나를 복사해 오는 게 나아요. 복원하면 그 버전 이후의 다른 사람 작업까지 모두 사라지니까요. 파일 전체를 복원하기 전에는 공동 작성자에게 알리세요.

워드에서 Copilot 쓰기

워드의 Copilot은 Microsoft 365 워드에 들어 있는 AI 도우미예요. Copilot이 포함된 Microsoft 365 요금제나 라이선스가 필요하고, 회사나 학교 계정은 조직에서 별도의 Copilot 라이선스를 받아야 하는 경우가 많아요. Copilot은 빠르게 바뀌고 있어서, 아래 단추와 메뉴 이름이 내 버전과 다를 수 있어요.

들어가는 길은 크게 두 가지예요. 홈 탭의 Copilot 단추는 문서 옆에 채팅 창을 열어요. 문서 안에서는 빈 줄 옆이나 선택한 글 옆, 왼쪽 여백에 작은 Copilot 아이콘이 나타날 수 있어요. 클릭하면 그 자리에서 Copilot이 할 수 있는 일이 보여요.

Copilot에게는 분명하게 지시하세요. 누가 읽을 글인지, 길이, 말투, 어떤 사실을 쓸지요. 아래 목록의 사실만 써서, 후원자를 위한 따뜻하지만 사실에 충실한 120단어짜리 지점 이야기 첫 단락을 써 줘가 지점 이야기에 대해 뭔가 써 줘보다 훨씬 좋은 결과를 내요.

팀의 AI 사용 정책 정하기

다섯 명이 보고서 하나를 쓰려면 AI에 대한 규칙도 같아야 해요. 그렇지 않으면 말투가 들쭉날쭉하고 확인하지 않은 사실이 남아요. 서식 파일 키트나 검토 정책의 일부로 짧은 정책을 써 두면 충분해요.

정책과 함께, 절 담당자가 AI의 도움을 받은 글에 쓰는 확인 점검표를 두세요. 모든 숫자의 출처를 찾고, 이름과 날짜를 확인하고, 지어낸 인용이나 출처가 없는지 보고, 다시 쓴 글의 뜻이 그대로인지, 말투가 서식 파일과 맞는지 확인해요. 그래도 빠진 것은 검토 흐름에서 잡아내요.

자주 하는 실수

연습