엑셀 근무표 양식: 근무 시간표·근무 일정·휴가(PTO) 관리 템플릿

구성

통합 문서에는 시트가 6개 있어요. 입력하는 시트는 몇 개뿐이고 나머지는 자동으로 계산돼요.

시작하기 전에

파일을 열면 바로 쓸 수 있어요. 셀 색으로 각 칸의 용도를 알 수 있어요.

1. 파일을 열어요. 엑셀 위쪽에 노란색 제한된 보기 표시줄이 나오면 편집 사용을 눌러요. 인터넷에서 받은 파일은 항상 이렇게 열려요.
2. 파일› then 다른 이름으로 저장으로 내 사본을 저장해 두면 언제든 원본으로 다시 시작할 수 있어요.
3. 예시 데이터를 지워요. Employees의 예시 직원 3명을 우리 팀으로 바꾸고, Timesheet, Schedule, PTO Requests의 예시 행을 지워요.

단계별 사용법

처음에는 순서대로 따라 하세요. 그다음부터는 매일 또는 매달 입력하는 단계만 반복하면 돼요.

1. 직원 명단 만들기

   Employees에 직원마다 Employee 이름, Role, Department, Manager, 연간 PTO Allowance(휴가 일수)를 입력해요.

   PTO Used는 승인된 휴가를 더한 값이고, PTO Remaining은 연간 휴가 − 사용한 휴가예요.

   Timesheet, Schedule, PTO Requests의 Employee 열은 이 시트의 이름을 보여 주는 드롭다운이에요. 새 직원은 여기에 먼저 추가하세요.

2. 주 정하기

   Start Here의 B6에 보고 싶은 주의 월요일 날짜를 입력해요.

   Total Hours, Overtime Hours, Scheduled Shifts는 그 날짜부터 7일 동안만 계산해요. 그래서 한 파일에 여러 주를 기록해 두고 주를 바꿔 가며 볼 수 있어요.

3. 근무 시간 기록하기

   Timesheet에 직원 한 명의 하루 근무를 한 행씩 입력해요.

   • Date와 드롭다운에서 고르는 Employee
   • Start Time, End Time: 9:00 AM과 5:30 PM, 또는 9:00과 17:30처럼 입력
   • Break Hours: 소수로 입력해요. 30분은 0.5, 45분은 0.75
   • Department, Notes는 선택 사항

   Regular Hours는 하루 8시간까지, OT Hours는 8시간을 넘는 시간이고, Total Hours는 둘의 합이에요.

4. 근무 일정 짜기

   Schedule에 근무마다 Week Start, Date, Employee(드롭다운), Shift Start, Shift End, Role, Status를 입력해요.

   Status는 Scheduled(배정), Confirmed(직원 확인), Call Out(결근), Covered(대체 근무) 중에서 골라요.

   누군가 결근하면 그 행을 Call Out으로 바꾸고, 대신 일하는 사람의 행을 Covered 상태로 추가해요.

5. 휴가 신청 처리하기

   PTO Requests에 신청마다 Employee, Start Date, End Date, Type(Vacation, Sick, Holiday, Personal)을 입력하고 Status를 Pending으로 둬요.

   Days는 시작일부터 종료일까지 양 끝을 포함한 달력 일수예요.

   결정이 나면 Status를 Approved 또는 Denied로 바꿔요. 승인된 일수만 Employees의 PTO Used에 들어가요.

6. 대시보드 보기

   Start Here에서 선택한 주의 Total Hours, Overtime Hours, Scheduled Shifts와 1년 치 Approved PTO Days, Pending PTO Requests를 볼 수 있어요.

   작은 표와 차트가 승인된 휴가를 종류별로 보여 주고, Workbook Navigation의 시트 이름은 그 시트로 가는 링크예요.

7. Checks 시트 확인하기

   Checks는 대기 중인 휴가 신청, 음수인 휴가 잔여, 선택한 주에 10시간이 넘는 초과 근무, 직원이 비어 있는 근무 일정을 알려 줘요.

8. 다음 주로 넘어가기

   Start Here의 B6을 다음 월요일로 바꾸고 계속 행을 추가하세요. 지난 주 기록은 파일에 그대로 남아요.

   근무 시간표가 가득 차면(100행) 새 사본으로 시작해요.

   • 파일› then 다른 이름으로 저장으로 사본을 저장해요. 예: Timesheet 2026-Q4
   • 사본에서 Timesheet와 Schedule의 연한 노란색 셀을 지워요.
   • Employees와 PTO Requests는 그대로 두면 휴가 잔여가 1년 내내 이어져요.

수식 이해하기

수식을 몰라도 템플릿은 쓸 수 있지만, 수식을 살펴보면 엑셀 공부에 도움이 돼요. 엑셀에서 셀을 클릭하면 수식 입력줄에 수식이 보여요.

=IF(B5="", "", MIN(8, MAX(0, MOD(D5-C5, 1)*24 - E5)))

=IF(B5="", "", MAX(0, MOD(D5-C5, 1)*24 - E5 - 8))

=IF(A5="", "", C5-B5+1)

=IF(A5="", "", SUMIFS('PTO Requests'!$D$5:$D$54, 'PTO Requests'!$A$5:$A$54, A5,
       'PTO Requests'!$F$5:$F$54, "Approved"))

팁과 한계

• 여기서 초과 근무는 하루 8시간을 넘는 시간이에요. 초과 근무 기준은 나라와 지역마다 다르니(주 40시간 기준 등) 급여 계산에 쓰기 전에 적용되는 규정을 확인하세요.
• 근무 시간표 100행, 근무 일정 80건, 휴가 신청 50건, 직원 40명까지 들어가요. 늘리려면 Ctrl+H를 누르고 범위를 통합 문서, 찾는 위치를 수식으로 정한 뒤 $104를 $1004로 바꾸세요.
• 시간이 0.375처럼 소수로 보이면 셀을 선택하고 홈› then 표시 형식› then 시간을 고르세요.