파워포인트 프레젠테이션 검토, 접근성 검사, 공유하는 방법
메모, 최종 사전 점검, 접근성 검사, 문서 검사를 거친 다음, PPTX, PDF, 비디오, 공유 링크 중 알맞은 형식으로 내보내요.
- 난이도
- 중급
- 시간
- 16분 분량
- 수정:
- 적용 대상:
- Microsoft 365용 PowerPoint, PowerPoint 2024, PowerPoint 2021, 웹용 PowerPoint
배울 내용
- 메모를 추가하고, 회신하고, 해결해서 피드백이 사라지지 않게 하기
- 맞춤법, 제목, 슬라이드 번호, 반복 요소, 링크를 최종 사전 점검하기
- 접근성 검사로 대체 텍스트, 슬라이드 제목, 읽기 순서, 대비, 링크 텍스트 고치기
- 프레젠테이션에 숨겨진 데이터가 있는지 검사하고 필요하면 보호하기
- PPTX, PDF, 비디오, PowerPoint 쇼, 링크 중 알맞은 형식을 골라 내보내기
마지막 슬라이드를 디자인했다고 프레젠테이션이 끝난 건 아니에요. 아직 다른 사람의 눈으로 한 번 보고, 오타를 훑고, 접근성을 점검하고, 공유할 생각이 없던 숨겨진 정보가 있는지 확인하고, 받는 사람마다 알맞은 파일 형식을 골라야 해요. 이 단계를 건너뛰면 훌륭한 수업이 프로젝터에 맞춤법 틀린 제목을 띄우거나, 고객 이름이 발표자 노트에 남은 채로 나가게 돼요.
이 페이지에서는 매번 반복할 수 있는 마무리 루틴을 알려 드려요. 예시는 같은 반 친구에게 검토를 부탁한 다음 학습자들과 공유하려는 슬라이드 12장짜리 과외 수업이에요.
메모로 피드백 모으기
메모를 쓰면 검토자가 슬라이드를 바꾸지 않고도 특정 개체나 텍스트를 짚어 말할 수 있어요.
메모를 추가하려면 메모를 달 개체나 텍스트를 선택하고 검토 다음 메모 다음 새 메모를 선택하세요(마우스 오른쪽 단추 메뉴에도 있어요). 메모 창에 입력하고 Ctrl+Enter로 게시하세요. 메모는 그 개체에 고정되기 때문에 개체를 옮기면 함께 움직여요.
메모 창에서 할 수 있는 일:
- 메모 아래 상자에 회신해서 대화 전체를 한 스레드에 모아 두세요.
- 동료를 @멘션(
@와 이름 입력)하면 이메일로 알림이 가요. OneDrive나 SharePoint에 저장된 파일에서 회사 또는 학교 계정으로 쓸 수 있어요. - 처리가 끝난 스레드는 해결하세요. 해결된 스레드는 슬라이드에서 사라지지만 창에는 남아서 기록이 유지돼요.
바로 행동할 수 있는 메모 쓰기
쓸모 있는 메모는 문제, 위치, 제안을 함께 말해요.
| 약한 메모 | 쓸모 있는 메모 |
|---|---|
| "헷갈려요." | "5번 슬라이드: 제목은 '결과'인데 차트는 하락을 보여 줘요. '3주 차 이후 점수가 12점 떨어졌어요'는 어때요?" |
| "색 고쳐 주세요." | "어두운 배경 위의 연회색 레이블이 뒷줄에서 잘 안 보여요. 흰색으로 바꿔 주세요." |
| "너무 긴가요?" | "여기 글머리 기호가 여덟 줄이에요. 4~8단계는 유인물로 옮기면 어떨까요?" |
버전 관리하기
공유하는 프레젠테이션은 OneDrive나 SharePoint에 저장하세요. 그러면 파일 다음 정보 다음 버전 기록에서 이전 버전을 열거나 복원할 수 있어요. lesson-final-v3-REAL.pptx보다 훨씬 나아요. 로컬 파일로 작업해야 한다면 fractions-lesson_2026-10-13.pptx처럼 이름 규칙을 하나로 정하세요.
최종 사전 점검하기
창피한 실수 대부분은 일부러 찾아보면 쉽게 잡을 수 있어요.
맞춤법과 문법. F7을 누르거나 검토 다음 언어 교정 다음 맞춤법 검사를 사용하세요. 파워포인트는 슬라이드와 노트를 검사해요. 맞춤법은 맞지만 뜻이 틀린 단어는 잡지 못하니("결제"와 "결재"처럼), 제목은 소리 내어 읽어 보세요.
슬라이드 제목. 개요 보기(보기 다음 프레젠테이션 보기 다음 개요 보기)로 바꾸세요. 모든 슬라이드의 제목이 목록으로 보여요. 순서대로 읽어 보세요. 제목들만으로 수업의 흐름이 이야기처럼 이어져야 해요. 빠진 제목이나 중복된 제목이 여기서 눈에 띄어요.
슬라이드 번호와 바닥글. 삽입 다음 텍스트 다음 머리글/바닥글로 슬라이드 번호를 추가하고 모두 적용을 클릭하세요. 원한다면 제목 슬라이드에는 표시 안 함을 선택하세요.
반복 요소. 로고, 바닥글, 구역 표시는 모든 슬라이드에서 같은 자리에 있어야 해요. 하나가 어긋나 있다면 슬라이드 마스터가 아니라 슬라이드에 직접 붙여 넣었을 가능성이 커요. 마스터에서 고치세요.
링크. 슬라이드 쇼로 프레젠테이션을 실행하고 모든 하이퍼링크와 실행 단추를 클릭해 보세요. 웹 링크가 여전히 올바른 페이지로 열리는지, 연결된 파일이 존재하는지 확인하세요.
접근성 검사 사용하기
접근성을 갖춘 슬라이드는 화면 읽기 프로그램을 쓰는 사람, 시력이 낮거나 색각 이상이 있는 사람, 휴대폰이나 밝은 방에서 보는 모든 사람에게 잘 통해요. 파워포인트의 검사기는 흔한 문제를 많이 찾아 줘요.
검토 다음 접근성 다음 접근성 검사로 가세요. 접근성 창에 문제가 오류(쓰기가 매우 어렵거나 불가능한 콘텐츠)와 경고(쓰기 어려울 가능성이 큰 콘텐츠)로 나뉘어 나열되고, 버전에 따라 팁도 있어요. 문제를 클릭하면 해당 개체로 이동하고, 권장 작업 드롭다운으로 고칠 수 있어요.
검사기가 흔히 찾는 문제와 고치는 방법이에요.
| 문제 | 왜 중요한가요 | 고치는 방법 |
|---|---|---|
| 대체 텍스트 누락 | 화면 읽기 프로그램이 그림, 차트, 다이어그램을 설명할 수 없어요 | 마우스 오른쪽 단추 › 대체 텍스트 보기에서 중요한 내용을 설명하거나, 순수한 장식이라면 장식용으로 표시를 선택해요 |
| 슬라이드 제목 누락 | 화면 읽기 프로그램 사용자는 제목으로 이동해요 | 제목 개체 틀에 제목을 추가해요. 보이지 않게 하고 싶다면 슬라이드 밖에 둘 수 있어요 |
| 읽기 순서 확인 | 개체는 보이는 위치가 아니라 추가된 순서대로 읽혀요 | 읽기 순서 창을 열고 항목을 논리적인 순서로 끌어 놓아요(제목이 맨 처음) |
| 읽기 어려운 텍스트 대비 | 대비가 낮으면 시력이 낮은 사람과 프로젝터 화면에서 읽기 어려워요 | 텍스트를 더 어둡게 하거나 배경을 더 밝게 해요 |
| 불분명한 하이퍼링크 텍스트 | "여기를 클릭"은 맥락 없이는 아무 뜻도 없어요 | "Khan Academy 분수 연습"처럼 설명하는 텍스트를 써요 |
| 선택 자막 누락 | 청각 장애가 있는 학습자는 비디오 소리를 들을 수 없어요 | 캡션 파일을 추가해요. 오디오와 비디오 튜토리얼을 참고하세요 |
쓸모 있는 대체 텍스트 쓰기
대체 텍스트는 이 슬라이드에서 이미지가 무엇을 뜻하는지 한두 문장으로 말해요.
- 약함: "chart.png" 또는 "차트."
- 더 나음: "세로 막대형 차트: 퀴즈 점수가 1주 차 61점에서 4주 차 78점으로 올랐음."
핵심 메시지가 제목에 있는 차트라면 대체 텍스트는 짧게, 주요 결과를 다시 말하면 돼요. 장식용 선이나 배경 질감은 장식용으로 표시해서 화면 읽기 프로그램이 건너뛰게 하세요.
창 아래쪽에서 작업하는 동안 접근성 검사기 계속 실행을 선택할 수 있어요. 그러면 새 문제가 생길 때 상태 표시줄에 표시되어서, 마지막에 몰아서 고치는 대신 만들면서 바로 고칠 수 있어요.
공유하기 전에 검사하고 보호하기
파워포인트 파일에는 슬라이드에 보이는 것보다 더 많은 내용이 들어 있을 수 있어요. 메모, 문서 속성에 있는 내 이름, 사적인 이야기가 담긴 발표자 노트, 슬라이드 밖의 개체, 숨겨진 콘텐츠 같은 것들이요.
문서 검사하기
- 먼저 프레젠테이션의 사본을 저장하세요. 제거한 데이터 중 일부는 복원할 수 없어서 Microsoft도 이 방법을 권해요.
- 파일 다음 정보 다음 문제 확인 다음 문서 검사로 가세요.
- 확인하고 싶은 항목(메모, 문서 속성 및 개인 정보, 슬라이드 밖의 콘텐츠, 프레젠테이션 노트 등)은 선택된 상태로 두고 검사를 클릭하세요.
- 결과를 살펴보세요. 이 사본에서 지우고 싶은 범주 옆의 모두 제거를 클릭하세요.
- 다시 검사를 클릭해서 확인한 다음, 닫고 저장하세요.
프레젠테이션 노트를 지우기 전에는 한 번 더 생각하세요. 다른 발표자에게 보내는 거라면 그 사람에게 노트가 필요해요. 노트가 사적인 내용일 때만 지우세요.
필요할 때 보호하기
파일 다음 정보 다음 프레젠테이션 보호에는 몇 가지 옵션이 있어요.
- 항상 읽기 전용으로 열기: 편집하지 않고 열도록 권해요. 잠금이 아니라 권유예요.
- 암호 설정: 암호 없이는 아무도 파일을 열 수 없어요. 암호는 복구할 수 없으니 안전하게 보관하세요.
- 디지털 서명 추가: 서명한 뒤로 파일이 바뀌지 않았음을 확인해 줘요(인증서가 필요해요).
- 최종본으로 표시: 완성된 버전이라고 알리고 읽기 전용으로 만들지만, 누구든 다시 편집을 켤 수 있어요.
대부분의 수업에는 공유 권한이 더 좋은 도구예요. 보기만 허용하는 링크를 공유하세요(아래 참고). 기밀 내용일 때 암호를 쓰세요.
알맞은 형식으로 내보내고 공유하기
사람마다 필요한 파일이 달라요. 편집할지, 발표할지, 읽을지, 볼지 물어보고 고르세요.
| 형식 | 방법 | 이럴 때 써요 | 주의할 점 |
|---|---|---|---|
| PPTX | 파일 다음 다른 이름으로 저장 | 누군가 편집하거나 발표할 때 | 파워포인트가 있어야 하고, 그 컴퓨터에서 글꼴이 바뀔 수 있어요 |
| 파일 다음 내보내기 다음 PDF/XPS 문서 만들기 | 읽거나, 인쇄하거나, 주석을 달 때 | 애니메이션, 비디오, 오디오가 없어요 | |
| 비디오(MP4) | 파일 다음 내보내기 다음 비디오 만들기 | 혼자 보는 녹화 수업 | 업데이트하기 어려워요. PPTX를 보관하세요 |
| PowerPoint 쇼(.ppsx) | 파일 다음 내보내기 다음 파일 형식 변경 다음 PowerPoint 쇼 | 바로 슬라이드 쇼로 열려야 할 때 | 파워포인트에서 열면 여전히 편집할 수 있어요 |
| 링크 | 공유 단추(오른쪽 위) | 공동 작성이나 항상 최신 상태로 보기 | 링크 권한을 확인하세요 |
알아 두면 좋은 PDF 옵션
PDF 저장 대화 상자에서 옵션...을 클릭해서 게시할 내용을 고르세요. 슬라이드는 한 페이지에 슬라이드 하나예요. 슬라이드 노트는 각 슬라이드 아래에 발표자 노트를 넣어 줘서, 학습자용 공부 자료나 다른 발표자용 대본으로 좋아요. 유인물은 한 페이지에 슬라이드 여러 장을 넣어요.
링크로 공유하기
파일이 OneDrive나 SharePoint에 있다면 오른쪽 위의 공유를 클릭하세요. 특정 사람과 공유하거나 링크를 복사할 수 있고, 받는 사람이 편집 가능인지 보기 가능인지 정할 수 있어요. 학습자에게는 보통 보기가 맞아요. 함께 발표하는 사람에게는 편집이 맞아요.
프레젠테이션을 마무리할 때 자주 하는 실수
- 모호한 메모. "이거 고쳐 주세요"는 작성자의 시간을 낭비해요. 슬라이드, 문제, 제안을 말하세요.
- 메모를 해결하지 않기. 오래된 스레드가 쌓이면 새 스레드를 놓쳐요.
- 맞춤법 검사만 믿기. 잘못 쓴 실제 단어는 놓쳐요. 개요 보기에서 제목을 소리 내어 읽으세요.
- 파일 이름뿐인 대체 텍스트. "IMG_4032.jpg"는 아무에게도 도움이 안 돼요. 이미지가 무엇을 보여 주고 왜 거기 있는지 설명하세요.
- 읽기 순서 무시하기. 눈으로 보기엔 괜찮은 슬라이드도 화면 읽기 프로그램에서는 뒤죽박죽 순서로 읽힐 수 있어요.
- 사적인 노트 보내기. 발표자 노트와 메모는 PPTX와 함께 따라가요. 팀 밖으로 공유하기 전에 검사하세요.
- 읽기만 하면 되는 사람에게 PPTX 보내기. 대신 PDF를 보내세요. 어디서나 똑같이 보여요.
- 내보낸 사본 고치기. PPTX 원본에서 고친 다음 다시 내보내세요.
연습
연습
슬라이드 12장짜리 수업을 검토와 공유용으로 준비하기
따라 하기 연습
- 슬라이드 12장 정도의 수업 프레젠테이션을 여세요(내 것이나 캡스톤에서 만든 것).
- 1번 슬라이드에 원하는 피드백을 알려 주는 메모를 추가하세요. 프레젠테이션을 같은 반 친구에게 보내거나, 친구의 프레젠테이션을 검토하면서 슬라이드, 문제, 제안을 담은 쓸모 있는 메모 다섯 개를 남기세요.
- 받은 메모마다 회신하고, 수정한 다음, 스레드를 해결하세요.
- F7을 실행한 다음 개요 보기에서 모든 제목을 읽으세요. 삽입 다음 텍스트 다음 머리글/바닥글로 슬라이드 번호를 추가하세요.
- 검토 다음 접근성 다음 접근성 검사를 실행하세요. 모든 오류를 고치세요. 경고는 고치거나, 남겨 둔 이유를 적으세요.
- 가장 복잡한 슬라이드 두 장에서 읽기 순서 창을 열고 제목을 맨 앞에 두세요.
- 사본을 저장한 다음 파일 다음 정보 다음 문제 확인 다음 문서 검사를 실행하고, 사본에서 메모와 개인 정보를 지우세요.
- 프레젠테이션을 세 가지 방식으로 내보내세요. PPTX, 슬라이드 노트를 넣은 PDF, 그리고 비디오나 PowerPoint 쇼 중 하나예요.
혼자 해 보기
내가 만들지 않은 프레젠테이션 하나를 골라 접근성과 배포 점검을 처음부터 끝까지 해 보세요. 짧은 인계 메모(서너 줄)를 쓰세요. 어떤 문제를 고쳤는지, 어떤 문제는 고치지 못했고 왜 그런지, 대상마다 어떤 파일을 받아야 하는지요.
돌아보기: (a) 수업에 빠진 학습자, (b) 대신 수업할 과외 선생님, (c) 수업 내용을 보고 싶어 하는 학부모에게 각각 어떤 형식을 보내겠어요? 선택마다 한 문장으로 이유를 설명하세요.
이해도 확인4문제 중 0문제 정답
답을 고르면 맞았는지와 그 이유를 바로 보여 줘요.
접근성 검사가 제목이 '수업을 온라인으로 옮긴 뒤 출석이 두 배가 됐어요'인 가로 막대형 차트에 '대체 텍스트 누락'을 보고해요. 가장 좋은 대체 텍스트는 무엇일까요?
좋은 대체 텍스트는 차트가 보여 주는 내용과 핵심 결과를 말해요. 이 차트는 정보를 담고 있으니 장식용으로 표시하면 안 돼요.
조직 밖의 이사회 구성원에게 프레젠테이션을 보내려고 해요. 발표자 노트에 협력사에 대한 솔직한 이야기가 들어 있어요. 먼저 무엇을 해야 할까요?
노트와 메모는 PPTX와 함께 따라가요. 사본을 검사하면 지울 수 있지만, 읽기 전용이나 최종본으로 표시는 그대로 보이게 둬요.
내일 대신 수업할 과외 선생님이 수업을 진행하는데, 2번 슬라이드의 날짜를 고쳐야 할 수도 있어요. 학습자들도 공부할 자료를 원해요. 어떤 형식 조합이 맞을까요?
과외 선생님은 편집하고 발표해야 하니 PPTX가 맞아요. 학습자에게는 안정적으로 읽을 수 있는 사본이 필요하고, 슬라이드 노트를 넣으면 각 슬라이드 아래에 설명이 붙어요.
프레젠테이션이 접근성 검사를 문제없이 통과했는데, 한 슬라이드는 상태를 빨간 점과 초록 점으로만 보여 줘요. 맞는 말은 무엇일까요?
검사기는 색으로만 전달하는 의미를 감지할 수 없어요. 텍스트 레이블을 추가하면 색을 구분하기 어려운 사람에게도 상태가 분명해져요.
이렇게 할 수 있으면 다음으로 넘어가도 돼요
하나씩 확인하며 체크해 보세요. 체크 표시는 이 브라우저에만 저장돼요.
관련 자료
참고 자료
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