거래명세서 엑셀 양식: 자동 합계와 한글 금액이 들어간 거래명세표

구성

통합 문서에는 시트가 7개 있어요. 입력 시트와 두 목록만 채우면 인쇄용 거래명세서가 자동으로 완성돼요.

시작하기 전에

파일을 열면 바로 쓸 수 있어요. 셀 색으로 각 칸의 용도를 알 수 있어요.

1. 파일을 열어요. 엑셀 위쪽에 노란색 제한된 보기 표시줄이 나오면 편집 사용을 눌러요. 인터넷에서 받은 파일은 항상 이렇게 열려요.
2. 파일› then 다른 이름으로 저장으로 원본을 하나 저장해 두세요. 명세서를 쓸 때마다 이 파일을 복사해 쓰거나, 인쇄·PDF 저장 후 입력 내용을 바꿔 다시 쓰면 돼요.
3. 예시 데이터를 지워요. 거래처 목록, 품목 목록, 입력의 노란 칸 내용을 Delete 키로 지우세요. 행을 삭제하면 수식이 깨질 수 있어요.

단계별 사용법

처음 한 번은 목록과 우리 회사 정보를 채우고, 그다음부터는 3단계부터 반복하면 돼요.

1. 품목 목록 채우기

   품목 목록에 자주 거래하는 품목의 품목 이름, 규격, 단가, 기본 과세 구분을 적어요. 단가는 부가세를 뺀 공급가액 기준으로 적어요.

   도서나 가공하지 않은 농산물처럼 부가세가 면제되는 품목은 기본 과세 구분을 면세로 정해 두세요.

2. 거래처 목록과 우리 회사 정보 입력하기

   거래처 목록에 거래처마다 상호, 등록번호(123-45-67890 형식), 대표자, 주소, 업태, 종목을 적어요.

   입력 오른쪽 위의 공급자 칸에는 우리 회사 정보를 한 번만 입력하면 돼요. 사업자등록증에 적힌 대로 쓰세요.

3. 명세서 기본 정보 입력하기

   입력에서 작성일자(오늘 날짜는 Ctrl+;), 일련번호, 거래처를 입력해요. 거래처를 드롭다운에서 고르면 아래 공급받는자 정보가 거래처 목록에서 자동으로 채워져요.

   외상 거래를 관리한다면 전잔금(이전에 남은 금액)과 입금액도 적어요. 잔금 = 전잔금 + 합계금액 − 입금액이에요. 쓰지 않으면 비워 두세요.

4. 품목 줄 입력하기

   품목 표에 한 줄씩 입력해요(최대 12줄).

   • 품목: 드롭다운에서 고르면 규격과 적용 단가가 채워져요. 목록에 없는 품목도 직접 입력할 수 있어요.
   • 수량을 입력하면 공급가액 = 수량 × 단가가 계산돼요.
   • 단가 직접 입력: 할인 등으로 이번만 단가가 다르면 여기에 적어요. 목록에 없는 품목은 꼭 적어야 해요.
   • 과세 구분: 비워 두면 품목 목록의 기본값을 써요. 이번만 다르게 하려면 과세나 면세를 골라요.
   • 월/일: 비워 두면 작성일자를 써요. 여러 날의 거래를 한 장에 모을 때만 입력하세요.

   세액은 과세 줄의 공급가액 × 10%이고 원 단위 미만은 버려요. 면세 줄의 세액은 0원이고 인쇄용 양식에는 "면세"로 표시돼요.

5. 합계와 한글 금액 확인하기

   입력 아래쪽에서 공급가액 합계, 세액 합계, 합계금액과 한글 금액을 확인해요. 한글 금액은 수표나 영수증처럼 "금 일백이십삼만사천원정" 형식으로 표시돼요.

   점검이 모두 OK인지도 확인하세요. 등록번호 자릿수, 단가가 빠진 품목, 수량이 빠진 줄 등을 알려 줘요.

6. 인쇄하거나 PDF로 저장하기

   거래명세서 시트를 열고 Ctrl+P를 누르면 A4 한 장에 위쪽은 공급받는자 보관용(파란색), 아래쪽은 공급자 보관용(빨간색)이 인쇄돼요. 절취선을 따라 잘라 한 부는 거래처에 주고 한 부는 보관하세요.

   이메일로 보낼 때는 파일› then 다른 이름으로 저장에서 파일 형식을 PDF로 고르면 돼요. 이 시트에는 인쇄 영역이 미리 지정되어 있어요.

수식 이해하기

수식을 몰라도 템플릿은 쓸 수 있지만, 수식을 살펴보면 엑셀 공부에 도움이 돼요. 엑셀에서 셀을 클릭하면 수식 입력줄에 수식이 보여요.

=IF(C19="","",IF(G19<>"",G19,
  IFERROR(INDEX('품목 목록'!$C$5:$C$104,
    MATCH(C19,'품목 목록'!$A$5:$A$104,0)),0)))

=IF(C19="","",IF(L19="면세",0,ROUNDDOWN(I19*0.1,0)))

=IF($C$7="","",IFERROR(INDEX('거래처 목록'!$B$5:$B$54,
  MATCH($C$7,'거래처 목록'!$A$5:$A$54,0)),""))

C40: =TEXT(ABS(ROUND(C36,0)),"000000000000")

C37의 한 자리 예(첫째 자리, 천억 단위):
IF(MID($C$40,1,1)="0","",
   MID("일이삼사오육칠팔구",--MID($C$40,1,1),1)&"천")

팁과 한계

• 한 장에 품목 12줄까지 들어가요. 더 많으면 명세서를 두 장으로 나눠 쓰세요.
• 한글 금액은 1조 원 미만까지 표시해요. 음수(반품 등)는 "금 (-) 오만원정"처럼 표시되니 반품은 별도 명세서로 처리하는 편이 깔끔해요.
• 세액은 줄마다 원 단위 미만을 버린 뒤 더해요. 거래처와 합계 기준으로 계산하기로 했다면 세액 열을 그에 맞게 고쳐 쓰세요.
• 거래처 상호는 목록과 똑같이 써야 정보가 채워져요. 드롭다운에서 고르면 실수가 없어요.
• 명세서를 보관하려면 장마다 PDF로 저장하거나, 시트를 복사(시트 탭 오른쪽 클릭 › 이동/복사)해 두세요.
• 거래명세서는 세금계산서가 아니에요. 세금계산서 발급 의무가 있다면 홈택스 등에서 따로 발급하세요.