엑셀 연차 관리 대장: 입사일 기준 연차 자동 계산 양식

구성

통합 문서에는 시트가 6개 있어요. 직원 명부와 사용 내역만 입력하면 나머지는 자동으로 계산돼요.

시작하기 전에

파일을 열면 바로 쓸 수 있어요. 셀 색으로 각 칸의 용도를 알 수 있어요.

1. 파일을 열어요. 엑셀 위쪽에 노란색 제한된 보기 표시줄이 나오면 편집 사용을 눌러요. 인터넷에서 받은 파일은 항상 이렇게 열려요.
2. 파일› then 다른 이름으로 저장으로 내 사본을 저장해 두면 언제든 원본으로 다시 시작할 수 있어요.
3. 예시 데이터를 지워요. 직원 명부와 사용 내역의 노란 칸 내용을 Delete 키로 지우세요. 행을 삭제하지 말고 내용만 지우면 수식이 그대로 남아요.

단계별 사용법

처음에는 순서대로 따라 하세요. 그다음부터는 휴가를 쓸 때마다 사용 내역에 한 줄씩 적기만 하면 돼요.

1. 부서와 공휴일 확인하기

   목록의 부서에 우리 회사 부서 이름을 적어요. 직원 명부의 부서 드롭다운과 대시보드의 부서별 표가 이 목록을 따라가요.

   공휴일에는 2026년 공휴일과 대체공휴일이 예시로 들어 있어요. 해가 바뀌면 정부 발표를 확인해 새해 공휴일을 추가하고, 회사가 따로 쉬는 날(창립기념일 등)도 넣으세요. 사용 내역의 일수를 셀 때 주말과 이 날짜들이 빠져요.

2. 직원 명부 입력하기

   직원 명부에 직원마다 사번, 이름, 부서, 직급, 입사일, 상태(재직·휴직·퇴사)를 입력해요. 입사일은 2024-03-02처럼 입력하세요.

   입력하는 순간 근속 기간, 현재 연차 기간(시작~종료), 법정 연차가 채워져요. 이것만으로도 연차 계산기처럼 쓸 수 있어요.

3. 연차가 계산되는 방식 알아 두기

   법정 연차는 근로기준법 제60조를 바탕으로 이렇게 자동 계산해요.

   • 1년 미만: 입사 후 채운 개월 수만큼, 최대 11일(1개월 개근마다 1일)
   • 1년 이상: 15일
   • 3년 이상: 최초 1년을 넘는 근속 2년마다 1일 가산(3년 16일, 5년 17일 …)
   • 최대: 25일(21년 이상)

   입사일 기준이라 직원마다 연차 기간이 달라요. 입사일에서 1년이 지날 때마다 새 기간이 시작되고, 다음 갱신일과 갱신 후 연차 열에서 다음에 몇 일이 생기는지 미리 볼 수 있어요.

4. 연차 사용 기록하기

   휴가를 쓸 때마다 사용 내역에 한 줄씩 적어요.

   • 시작일과 종료일: 하루만 쉬면 종료일은 비워 둬요. 여러 날이면 종료일을 넣으면 주말과 공휴일을 빼고 일수를 셉니다.
   • 이름: 직원 명부의 이름을 드롭다운에서 골라요.
   • 휴가 구분: 연차(1일), 오전 반차·오후 반차(0.5일), 반반차(0.25일), 경조 휴가·공가(0일, 기록만)

   차감 일수는 목록에서 바꿀 수 있어요. 회사에 반반차가 없다면 그 줄을 지워도 돼요.

5. 잔여 연차 확인하기

   직원 명부의 사용은 시작일이 현재 연차 기간 안에 있는 기록만 더해요. 지난 기간의 기록은 지우지 않아도 계산에 섞이지 않아요. 잔여 = 총 연차 − 사용이에요.

   결근이 있었거나, 회사가 추가 휴가를 주거나, 이월을 허용한다면 조정 일수에 -1, 2처럼 차이를 적어요. 총 연차에 바로 반영돼요.

6. 대시보드와 점검 시트 보기

   대시보드에서 재직 인원, 부여·사용·잔여 연차 합계, 평균 사용률, 잔여가 10일 이상인 직원 수를 볼 수 있어요. 부서별 표와 차트로 연차가 많이 남은 부서도 한눈에 보여요.

   점검은 같은 이름의 직원, 입사일이 빠진 직원, 초과 사용, 명부에 없는 이름, 잘못된 날짜, 주말·공휴일만 잡힌 기록, 올해 공휴일 누락을 알려 줘요. 확인 필요가 보이면 오른쪽 열에 적힌 곳을 고치세요.

수식 이해하기

수식을 몰라도 템플릿은 쓸 수 있지만, 수식을 살펴보면 엑셀 공부에 도움이 돼요. 엑셀에서 셀을 클릭하면 수식 입력줄에 수식이 보여요.

=IF(OR($B5="",$E5=""),"",
  IF($E5>대시보드!$B$7, 0,
  IF(DATEDIF($E5,대시보드!$B$7,"Y")=0,
     MIN(11, DATEDIF($E5,대시보드!$B$7,"M")),
     MIN(25, 15+INT((DATEDIF($E5,대시보드!$B$7,"Y")-1)/2)))))

=IF(OR($B5="",$E5=""),"",
  IF($E5>대시보드!$B$7, $E5,
     EDATE($E5, 12*DATEDIF($E5,대시보드!$B$7,"Y"))))

=IF(L5="","",SUMIFS('사용 내역'!$F$5:$F$504,
  '사용 내역'!$C$5:$C$504, $B5,
  '사용 내역'!$A$5:$A$504, ">="&H5,
  '사용 내역'!$A$5:$A$504, "<="&I5))

=IF(OR(A5="",C5=""),"",
  NETWORKDAYS(A5, IF(B5="",A5,B5), 목록!$F$5:$F$44)
  * IFERROR(VLOOKUP(IF(E5="","연차",E5), 목록!$C$5:$D$14, 2, FALSE), 1))

팁과 한계

• 직원 50명, 사용 기록 500행까지 들어가요. 늘리려면 Ctrl+H를 누르고 범위를 통합 문서, 찾는 위치를 수식으로 정한 뒤 $504를 $1004처럼 바꾸세요. 표 아래에 행을 추가한 뒤 바꿔야 해요.
• 출근율이 80% 미만이었던 해, 결근한 달, 단시간 근로자의 비례 연차, 육아휴직 등 출근율 계산이 필요한 경우는 자동으로 반영하지 않아요. 조정 일수로 맞춰 주세요.
• 회사가 회계연도(예: 1월 1일) 기준으로 연차를 준다면 이 파일의 숫자와 다를 수 있어요. 차이는 아래 설명을 참고하세요.
• 상시 근로자 5명 미만 사업장과 1주 소정근로시간 15시간 미만 근로자에게는 연차 규정이 적용되지 않아요.
• 퇴사 정산, 미사용 연차 수당, 연차 사용 촉진, 정확히 1년만 근무하고 퇴사하는 경우처럼 판단이 필요한 일은 노무사나 고용노동부 고객상담센터(국번 없이 1350)에 확인하세요.
• 이름으로 사용 기록을 연결하기 때문에 동명이인은 "김민준A"처럼 구분해 주세요. 점검 시트가 중복 이름을 알려 줘요.

입사일 기준과 회계연도 기준의 차이

연차를 관리하는 방법은 두 가지가 많이 쓰여요.

• 입사일 기준: 직원마다 입사일에서 1년이 지날 때마다 연차가 생겨요. 법 조문 그대로의 방식이고, 이 템플릿이 자동 계산하는 방식이에요.
• 회계연도 기준: 모든 직원의 연차를 1월 1일 같은 날에 한꺼번에 줘요. 관리하기 편해서 많이 쓰지만, 입사 첫해에는 근무 기간에 비례해 연차를 주는 등 계산이 달라져요. 퇴사할 때 입사일 기준으로 다시 계산해 직원에게 불리하면 그 차이를 정산하는 것이 일반적이에요.

회계연도 기준을 쓰는 회사라면 이 파일은 비교용으로 쓰거나, 회사 규정에 맞게 조정 일수로 맞춰 주세요.