엑셀 장부 양식: 소규모 사업자 손익계산서·청구서 관리 템플릿

구성

통합 문서에는 시트가 6개 있어요. 입력하는 시트는 몇 개뿐이고 나머지는 자동으로 계산돼요.

시작하기 전에

파일을 열면 바로 쓸 수 있어요. 셀 색으로 각 칸의 용도를 알 수 있어요.

1. 파일을 열어요. 엑셀 위쪽에 노란색 제한된 보기 표시줄이 나오면 편집 사용을 눌러요. 인터넷에서 받은 파일은 항상 이렇게 열려요.
2. 파일› then 다른 이름으로 저장으로 내 사본을 저장해 두면 언제든 원본으로 다시 시작할 수 있어요.
3. 예시 데이터를 지워요. Transactions의 예시 거래(A~I열)와 Invoices의 예시 청구서(A~G열, J열)를 지워요. 초록색 열은 그대로 두세요. 행이 비면 저절로 빈칸이 돼요.

단계별 사용법

처음에는 순서대로 따라 하세요. 그다음부터는 매일 또는 매달 입력하는 단계만 반복하면 돼요.

1. 보고 월과 손익 연도 정하기

   Start Here의 B6에 요약할 달의 1일을 입력해요. 예: 2026-11-01

   P&L의 A5에 회계 연도의 첫 달을 입력해요(항상 1일로, 예: 2026-01-01). 나머지 11개월은 자동으로 이어져요.

2. 수입과 지출 기록하기

   Transactions에 매출, 입금, 청구서, 구매를 한 건당 한 행씩 입력해요.

   • Date와 Type(드롭다운에서 Income 또는 Expense)
   • Category: 드롭다운에서 골라요. Sales, Services, COGS, Software, Marketing, Rent, Payroll, Office, Travel, Other
   • Vendor/Customer, Description, 청구서로 받은 수입이면 Invoice #
   • Amount: 세금을 뺀 금액을 양수로 입력해요. Tax는 따로 입력하고 손익에는 포함되지 않아요.
   • Status: 드롭다운에서 Paid, Open, Pending 중 하나(참고용)

3. 판매 원가는 COGS로 기록하기

   판매하는 상품이나 서비스에 직접 들어가는 비용(재료, 되팔 상품 매입, 외주비)은 Type을 Expense, Category를 정확히 COGS로 입력해요.

   손익계산서에서 COGS를 따로 떼어 보여 주기 때문에 소프트웨어, 임대료, 마케팅 같은 간접비와 구분해서 볼 수 있어요.

4. 청구서 관리하기

   Invoices에 보낸 청구서마다 Invoice #, Date, Client, Due Date, Amount, Tax를 입력해요.

   돈이 들어오면 지금까지 받은 총액을 Paid에 입력해요. 일부만 받았다면 받은 금액을 입력하고, 나머지가 들어오면 전체 금액으로 고쳐요.

   Balance와 Status는 자동으로 채워져요.

   • 잔액이 0이면 Paid
   • 잔액이 있고 만기일이 지났으면 Overdue
   • 잔액이 있지만 아직 만기 전이면 Open

   Invoices 시트는 손익으로 넘어가지 않아요. 수입은 Transactions에도 같은 Invoice #로 기록해 두면 서로 맞춰 보기 쉬워요.

5. 손익계산서 읽기

   P&L의 각 행은 한 달이에요.

   • Revenue: 그 달의 모든 Income 행
   • COGS: Category가 COGS인 Expense 행
   • Operating Expenses: 나머지 모든 비용
   • Total Expenses, Net Profit(매출 − 총비용), Margin %(매출 대비 순이익 비율)

6. 대시보드 확인하기

   Start Here에서 B6 달의 Revenue, Expenses, Net Profit과 함께 Open Invoice Balance(고객에게 받을 돈 전체), Overdue Invoices(연체 청구서 수)를 볼 수 있어요.

   그 아래 차트는 월별 매출과 비용을 비교하고, Workbook Navigation의 시트 이름은 그 시트로 가는 링크예요.

7. Checks 시트 확인하기

   Checks는 적자인 달, 연체 청구서, 고객이 비어 있는 청구서, 날짜가 빠진 거래를 OK 또는 Review로 알려 줘요. Where to Fix에 확인할 시트가 나와 있어요.

8. 카테고리 바꾸기

   Type, Category, Status 드롭다운은 Lists 시트에서 선택지를 가져와요.

   "Equipment" 같은 카테고리를 추가하려면 Lists의 Categories 아래 빈 칸에 입력하세요. 드롭다운에 바로 나타나요.

수식 이해하기

수식을 몰라도 템플릿은 쓸 수 있지만, 수식을 살펴보면 엑셀 공부에 도움이 돼요. 엑셀에서 셀을 클릭하면 수식 입력줄에 수식이 보여요.

=SUMIFS(Transactions!$G$5:$G$104, Transactions!$B$5:$B$104, "Income",
       Transactions!$A$5:$A$104, ">="&$B$6,
       Transactions!$A$5:$A$104, "<"&DATE(YEAR($B$6), MONTH($B$6)+1, 1))

=SUMIFS(...all Expense rows in the month...) - C5

=IF(A5="", "", MAX(0, E5+F5-G5))

=IF(A5="", "", IF(H5=0, "Paid", IF(D5<TODAY(), "Overdue", "Open")))

=IFERROR(F5/B5, 0)

팁과 한계

• 거래는 100건, 청구서는 50건까지 들어가요. 더 늘리려면 Ctrl+H를 누르고 범위를 통합 문서, 찾는 위치를 수식으로 정한 뒤 $104를 $1004로(청구서는 $54를 $504로) 바꾸세요.
• 영수증과 청구서 원본은 따로 잘 보관하세요. 스프레드시트는 요약일 뿐 증빙이 아니에요.
• 간단한 관리용 템플릿이며 회계·세무 프로그램이 아니에요. 세금, 급여, 대표자 인출 처리는 세무사와 상담하세요.