무료 IT 자산·소프트웨어 라이선스 갱신 관리 엑셀 템플릿: 시트 수, 해지 기한, 미사용 비용, 보증, 교체 (수식 설명 포함)

구성

통합 문서에는 시트가 6개 있어요. 입력하는 시트는 몇 개뿐이고 나머지는 계산돼요.

시트	용도	입력하는 것	자동 계산되는 것
Start Here	설정과 요약	기준일(기본 오늘), 경고 기간, 저사용 기준	소프트웨어 지출, 미사용 비용, 결정 필요, 다음 해지 기한, 초과 할당, 기기 수, 보증 만료 임박, 교체 대상과 예산
Licenses	제품별 한 행(40)	소프트웨어, 공급사, 분류, 유형, 기간, 시트, 시트당 비용, 첫 갱신일, 자동 갱신, 통지 일수, 담당	할당 시트, 미사용, 사용률, 연간·미사용 비용, 다음 갱신, 해지 기한, 남은 일수, 상태
Assignments	누가 어떤 시트를 쓰는지(400)	사람, 소프트웨어, 부서, 할당일	중복·등록 제품 확인
Hardware	기기별 한 행(150)	자산 태그, 유형, 모델, 시리얼, 사용자, 위치, 구매일, 비용, 보증 종료	보증 상태, 사용 연수, 교체 연수, 교체 예정일, 교체 상태, 장부가
Lists	드롭다운과 수명	분류, 라이선스 유형, 기기 유형과 교체 연수	없음
Checks	데이터 검사 6개	없음	OK 또는 Review

시작하기 전에

카드 명세서와 SSO·관리 콘솔에서 구독 목록을 뽑으세요. 몰래 쓰는 IT는 카드에 나타나요.
계약마다 갱신일과 통지 기간을 찾으세요(연간 자동 갱신은 보통 30–90일).
Assignments 탭을 위해 관리 콘솔마다 사용자 목록을 내보내세요.

단계별 사용법

기준일과 기간 설정
Start Here B6은 기본 오늘, B7은 며칠 앞서 경고할지, B8은 저사용으로 볼 사용률.
제품 목록
Licenses 탭: 소프트웨어, 공급사, 분류, 유형, 기간(개월), 구매 시트, 시트당 연간 비용, 첫 갱신일, 자동 갱신, 통지 일수, 담당.
할당 기록
Assignments 탭: 사람마다 제품마다 한 행. 할당 시트와 미사용 비용이 갱신돼요.
상태에 따라 조치
Decide now는 해지 기한이 경고 기간 안: 갱신, 시트 축소, 해지 중 결정. Cancel-by passed는 갱신될 예정이니 내년을 위해 메모하세요.
하드웨어 등록
Hardware 탭: 자산 태그, 유형, 모델, 시리얼, 사용자, 위치, 구매일, 비용, 보증 종료일. 유형별 교체 연수는 Lists 탭에.
교체 계획
Start Here B22, B23에 교체 대상 기기와 원가 기준 예산이 나와요.

수식 지도

통합 문서의 모든 수식을 시트와 열별로 정리했어요. 복사된 수식 열은 한 번만 세고, 적용 범위를 함께 표시해요.

시트	셀	함수	계산 내용	읽는 값	쓰이는 곳
Licenses	`G5` 44행까지 아래로 복사됨	IF, COUNTIF	할당 시트	A5	미사용 = 구매 − 할당, 할당 > 구매면 초과 할당.
Licenses	`L5` 44행까지 아래로 복사됨	IF, MAX	미사용 시트 비용	H5, J5	Start Here B13에서 합산하고 차트에 그려요.
Licenses	`N5` 44행까지 아래로 복사됨	IF, OR, EDATE, ROUNDUP, DATEDIF	다음 갱신일	M5, E5	해지 기한은 이 날짜 − 통지 일수예요.
Licenses	`Q5` 44행까지 아래로 복사됨	IF	해지 기한	N5, P5	해지까지 남은 일수(R5)가 상태를 정해요.
Licenses	`S5` 44행까지 아래로 복사됨	IF, AND	라이선스 상태	G5, F5, R5, I5	색이 칠해지고 Start Here에서 셉니다.
Assignments	`E5` 404행까지 아래로 복사됨	IF, COUNTIFS	중복 확인	A5, B5	검사에서 셉니다.
Hardware	`K5` 154행까지 아래로 복사됨	IF, OR, YEARFRAC	사용 연수	G5	장부가 계산에 쓰여요.
Hardware	`L5` 154행까지 아래로 복사됨	IF, IFERROR, INDEX, MATCH	교체 연수	B5	교체 예정일 = EDATE(구매일, 12 × 연수).
Hardware	`O5` 154행까지 아래로 복사됨	IF, OR, MAX	정액법 장부가	H5, K5, L5	내부 관리용 가치로, 세무 감가상각은 아니에요.
Start Here	`B15`	IFERROR, INDEX, MATCH, MINIFS, TEXT	다음 해지 기한	—	달력에 넣어 두세요.

모든 수식 설명

아래 수식은 파일에서 그대로 가져온 것이라 여기서 읽는 내용이 셀에 들어 있는 내용과 정확히 같아요. 엑셀에서 셀을 클릭하면 수식 입력줄에서 볼 수 있어요.

할당 시트Licenses!G5 · 44행까지 아래로 복사됨

=IF(A5="", "", COUNTIF(Assignments!$B$5:$B$404, A5))

Assignments 탭에서 이 제품 행을 셉니다.

부분별 설명

COUNTIF(Assignments!$B$5:$B$404, A5): 이 소프트웨어를 할당받은 사람 수.

예시 데이터로 보면: A5 = Microsoft 365 Business Standard → G5 결과 28

어떻게 쓰이나: 미사용 = 구매 − 할당, 할당 > 구매면 초과 할당.

바꾸는 방법: 바꿀 것 없음.

배우기: 엑셀 COUNTIF, COUNTIFS 함수 사용법 →

미사용 시트 비용Licenses!L5 · 44행까지 아래로 복사됨

=IF(A5="", "", MAX(0, H5)*J5)

미사용 시트(0 미만 없음) × 시트당 연간 비용.

부분별 설명

MAX(0, H5): 미사용 시트, 초과 할당이면 0.
*J5: 시트당 연간 비용.

예시 데이터로 보면: H5 = 2, J5 = 150 → L5 결과 300

어떻게 쓰이나: Start Here B13에서 합산하고 차트에 그려요.

바꾸는 방법: 바꿀 것 없음.

배우기: 엑셀 MIN, MAX 함수 사용법 →

다음 갱신일Licenses!N5 · 44행까지 아래로 복사됨

=IF(OR(A5="", M5="", N(E5)=0),
    "", IF(M5>='Start Here'!$B$6,
    M5, IF(EDATE(M5, E5*ROUNDUP(DATEDIF(M5, 'Start Here'!$B$6, "m")/E5, 0))>='Start Here'!$B$6, EDATE(M5, E5*ROUNDUP(DATEDIF(M5, 'Start Here'!$B$6, "m")/E5, 0)), EDATE(M5, E5*(ROUNDUP(DATEDIF(M5, 'Start Here'!$B$6, "m")/E5, 0)+1)))))

첫 갱신일을 기준일 이후가 될 때까지 기간 단위로 굴립니다.

부분별 설명

M5>='Start Here'!$B$6: 아직 앞이면 그대로.
DATEDIF(M5, 기준일, "m")/E5: 지나간 기간 수.
ROUNDUP(…, 0): 정수 기간.
EDATE(M5, E5*k): k 기간 뒤 갱신일.
IF(… < 기준일, …k+1): 그래도 과거면 한 기간 더.

예시 데이터로 보면: M5 = 2025년 7월 1일, E5 = 12 → N5 결과 2027년 7월 1일

어떻게 쓰이나: 해지 기한은 이 날짜 − 통지 일수예요.

바꾸는 방법: 첫 갱신일만 한 번 넣으면 해마다 저절로 굴러가요.

배우기: 엑셀 텍스트 함수와 날짜 함수 사용법 →

해지 기한Licenses!Q5 · 44행까지 아래로 복사됨

=IF(N5="", "", N5-N(P5))

자동 갱신 전 통지할 수 있는 마지막 날: 다음 갱신일 − 통지 일수.

부분별 설명

N5: 다음 갱신일.
-N(P5): 통지 일수(비면 0).

예시 데이터로 보면: N5 = 2027년 7월 1일, P5 = 30 → Q5 결과 2027년 6월 1일

어떻게 쓰이나: 해지까지 남은 일수(R5)가 상태를 정해요.

바꾸는 방법: 계약서의 정확한 통지 규칙을 확인하세요(영업일 기준도 있어요).

배우기: 엑셀 기본 수식 작성법: 더하기, 빼기, 곱하기, 나누기 →

라이선스 상태Licenses!S5 · 44행까지 아래로 복사됨

=IF(A5="", "", IF(G5>F5, "Over-assigned",
    IF(AND(R5<>"", R5<0), "Cancel-by passed", IF(AND(R5<>"", R5<='Start Here'!$B$7), "Decide now", IF(AND(I5<>"", I5<'Start Here'!$B$8), "Under-used", "OK")))))

초과 할당(규정 준수)을 먼저, 그다음 지난 해지 기한, 경고 기간 안의 기한, 낮은 사용률 순.

부분별 설명

G5>F5: Over-assigned.
R5<0: Cancel-by passed: 갱신될 예정.
R5<='Start Here'!$B$7: Decide now.
I5<'Start Here'!$B$8: Under-used.

예시 데이터로 보면: G5 = 28, F5 = 30, R5 = 208, I5 = 93.3% → S5 결과 OK

어떻게 쓰이나: 색이 칠해지고 Start Here에서 셉니다.

바꾸는 방법: 기간과 기준은 Start Here에서.

배우기: 엑셀 IF 함수 사용법 →

중복 확인Assignments!E5 · 404행까지 아래로 복사됨

=IF(A5="", "", IF(COUNTIFS($A$5:$A$404, A5, $B$5:$B$404, B5)>1,
    "Duplicate", "OK"))

같은 사람이 같은 제품에 두 번 있으면 표시합니다. 사용 시트가 부풀려지니까요.

부분별 설명

COUNTIFS($A$5:$A$404, A5, $B$5:$B$404, B5)>1: 같은 사람과 소프트웨어가 두 번 이상.

예시 데이터로 보면: A5 = Ava Brooks, B5 = Microsoft 365 Business Standard → E5 결과 OK

어떻게 쓰이나: 검사에서 셉니다.

바꾸는 방법: 남는 행을 지우세요.

배우기: 엑셀 COUNTIF, COUNTIFS 함수 사용법 →

사용 연수Hardware!K5 · 154행까지 아래로 복사됨

=IF(OR(A5="", G5=""), "", YEARFRAC(G5, 'Start Here'!$B$6))

구매일부터 기준일까지의 연수(소수 포함).

부분별 설명

YEARFRAC(G5, 'Start Here'!$B$6): 소수점 있는 연수.

예시 데이터로 보면: G5 = 2026년 3월 27일 → K5 결과 60.6%

어떻게 쓰이나: 장부가 계산에 쓰여요.

바꾸는 방법: 바꿀 것 없음.

배우기: 엑셀 텍스트 함수와 날짜 함수 사용법 →

교체 연수Hardware!L5 · 154행까지 아래로 복사됨

=IF(A5="", "", IFERROR(INDEX(Lists!$E$5:$E$34, MATCH(B5, Lists!$D$5:$D$34, 0)),
    ""))

Lists 탭에서 이 기기 유형의 교체 연수를 찾습니다.

부분별 설명

MATCH(B5, Lists!$D$5:$D$34, 0): 기기 유형의 행.
INDEX(Lists!$E$5:$E$34, …): 교체 연수.

예시 데이터로 보면: B5 = Laptop → L5 결과 4

어떻게 쓰이나: 교체 예정일 = EDATE(구매일, 12 × 연수).

바꾸는 방법: Lists 탭에서 수명을 고치세요.

배우기: 엑셀 INDEX와 MATCH 함수 사용법 →

정액법 장부가Hardware!O5 · 154행까지 아래로 복사됨

=IF(OR(K5="", L5=""), "", H5*MAX(0, 1-K5/L5))

교체 수명 동안 고르게 줄인 원가, 0 미만 없음.

부분별 설명

1-K5/L5: 남은 수명 비율.
MAX(0, …): 수명이 지나면 0.
H5*…: 원가를 곱함.

예시 데이터로 보면: H5 = 1,435.78, K5 = 60.6%, L5 = 4 → O5 결과 1,218.42

어떻게 쓰이나: 내부 관리용 가치로, 세무 감가상각은 아니에요.

바꾸는 방법: 회계 정책이 다르면 그에 맞추세요.

배우기: 엑셀 MIN, MAX 함수 사용법 →

다음 해지 기한Start Here!B15

=IFERROR(INDEX(Licenses!$A$5:$A$44,
         MATCH(MINIFS(Licenses!$Q$5:$Q$44, Licenses!$Q$5:$Q$44, ">="&B6), Licenses!$Q$5:$Q$44, 0))&" ("&TEXT(MINIFS(Licenses!$Q$5:$Q$44, Licenses!$Q$5:$Q$44, ">="&B6),
         "mmm d")&")", "")

아직 오지 않은 가장 이른 해지 기한과 제품 이름.

부분별 설명

MINIFS(Licenses!$Q$5:$Q$44, Licenses!$Q$5:$Q$44, ">="&B6): 오늘 이후 가장 이른 해지 기한.
MATCH(…, 0): 그 행.
INDEX(Licenses!$A$5:$A$44, …)&" ("&TEXT(…, "mmm d")&")": 이름과 날짜를 텍스트로.

예시 데이터로 보면: B15 결과 QuickBooks Online Advanced (Nov 5)

어떻게 쓰이나: 달력에 넣어 두세요.

바꾸는 방법: 바꿀 것 없음.

배우기: 엑셀 INDEX와 MATCH 함수 사용법 →

팁과 한계

용량: 제품 40개, 할당 400건, 기기 150대.
B6은 =TODAY()라 상태가 날마다 바뀌어요. 과거나 미래 기준으로 보려면 날짜를 직접 입력하세요.
사용량 기반이나 기기 단위 라이선스(서버, 키오스크)는 사람 할당이 없어요. 유형을 Perpetual로 두거나 기기를 "사람"으로 입력하세요.
퇴사하는 날 할당을 지우면 미사용 비용이 다음 갱신 때 줄일 수 있는 금액을 보여줘요.
보증 종료일은 제조사 지원 사이트에서 시리얼 번호로 찾을 수 있어요.

도움이 되었나요? 잘못된 내용이 있나요? 의견 보내기 · admin@arumsoft.com

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