파워포인트 실력 진단: 어느 단계부터 시작하면 좋을까요?

단계를 잘못 고르면 어느 쪽이든 시간이 낭비돼요. 너무 낮게 시작하면 이미 아는 내용을 붙잡고 있어야 하고, 너무 높게 시작하면 왜 내 슬라이드가 여전히 어수선한지 모른 채 단계만 따라 하게 돼요.

이 페이지는 빠르고 솔직하게 판단할 수 있는 방법을 알려 드려요. 각 단계에서 다루는 내용을 읽고, 일부러 엉망으로 만든 7장짜리 덱을 45분 동안 고친 다음, 무엇을 바꿨는지 설명하고, 그 결과를 간단한 배치 기준 표와 맞춰 보면 돼요. 가입도 필요 없고 점수가 어디로 전송되지도 않아요. 필요한 건 파워포인트와 타이머뿐이에요.

네 단계 한눈에 보기

파워포인트 실력은 층층이 쌓여요. 먼저 도구를 다루는 법을 익히고, 그다음 구조를 제어하는 법, 그다음 의도를 가지고 전달하는 법을 배우고, 마지막으로 다른 사람이 쓰는 시스템을 만드는 법을 배워요.

첫 번째 줄을 읽고 "딱 나네" 싶었다면 여기서 멈추고 바로 파워포인트 기초로 가도 돼요. 아래 테스트는 확신이 서지 않을 때 가장 도움이 돼요.

45분 진단용 덱 준비하기

테스트는 간단해요. 엉망인 7장짜리 덱을 받아서 45분 동안 개선하고, 무엇을 바꿨는지 설명하면 돼요. 엉망인 덱은 직접 만들어요. 10분 정도 걸리고, 이 시간은 45분에 포함되지 않아요.

잘 아는 주제를 아무거나 고르세요(아래 예시는 "학교 텃밭 시작하기"라는 짧은 발표를 사용해요). 그리고 일부러 잘못 만든 슬라이드 7장을 만들어요. 아직은 아무것도 고치지 마세요.

테스트하기: 45분 동안 고치고 설명하기

타이머를 45분으로 맞추고 원하는 방식대로 덱을 개선해 보세요. 처음 10분 동안은 아무것도 찾아보지 마세요. 그 후에는 도움말이나 검색(파워포인트 창 맨 위의 상자)을 써도 돼요. 명령을 찾는 방법을 아는 것도 실력의 일부니까요.

전부 고칠 필요는 없어요. 편한 순서대로 작업하세요. 옆에 종이를 한 장 두고, 바꾼 내용을 몇 단어로 적어 두세요. 예를 들면 "3번 슬라이드: 그림 크기 다시 설정", "5번 슬라이드: 범례 삭제"처럼요.

타이머가 끝나면 멈추세요. 그리고 슬라이드마다 다음 내용을 적거나 소리 내어 말해 보세요.

1. 무엇을 바꿨나요?
2. 그 변화가 청중에게 왜 도움이 되나요?
3. 하고 싶었지만 방법을 몰랐거나 시간이 부족해서 못 한 것은 무엇인가요?

설명은 슬라이드만큼 중요해요. 두 사람이 비슷해 보이는 덱을 만들 수 있지만, 왜 그렇게 했는지 말할 수 있는 사람("제목이 레이아웃과 맞도록 다시 설정을 썼어요", "레이블이 길어서 가로 막대형 차트로 바꿨어요")이 한 단계 위에서 작업하고 있는 거예요.

결과 점검하기

메모와 덱을 다시 훑어보면서 각 질문에 예, 어느 정도, 아니요로 답해 보세요. 솔직하게요. 아무도 보지 않아요.

도구 다루기

• 헤매지 않고 덱 안을 이동하고, 슬라이드를 추가하거나 삭제하고, 레이아웃을 바꿀 수 있었나요?
• 글꼴 크기를 바꾸고, 1번 슬라이드의 섞인 글꼴을 정리하고, 2번 슬라이드의 글머리 기호를 줄일 수 있었나요?
• 3번 슬라이드의 늘어난 사진을 고치고(예: 그림 및 크기 다시 설정을 쓰거나 모서리에서 크기 조정) 자를 수 있었나요?
• 파일을 저장하고, F5로 슬라이드 쇼를 시작하고, PDF로 내보낼 수 있었나요?

구조 제어하기

• 슬라이드마다 직접 서식을 지정하는 대신, 테마를 적용하거나 고쳐서 모든 슬라이드의 글꼴과 색을 맞췄나요?
• 6번 슬라이드의 상자를 눈대중으로 끄는 대신, 맞춤 도구(도형 서식› 다음 정렬› 다음 맞춤)로 줄을 맞추고 간격을 고르게 했나요?
• 4번 슬라이드의 표를 중요한 내용만 남기고 줄이고, 5번 슬라이드의 차트를 분명한 제목과 덜 복잡한 모양으로 읽기 쉽게 만들었나요?
• 접근성 검사(검토› 다음 접근성› 다음 접근성 검사)를 실행하거나 사진에 대체 텍스트를 추가했나요?

의도를 가지고 전달하기

• 제목이 순서대로 이야기를 들려주는, 핵심을 말하는 문장이 되었나요?
• 각 슬라이드가 무엇을 위한 것인지 다시 생각했나요? 예를 들어 7번 슬라이드를 분명한 행동 요청으로 바꾸는 식으로요.
• 청중, 발표의 구조, 또는 잘라내거나 나눠야 할 슬라이드가 있는지 고민했나요?

시스템 만들기

• 레이아웃이 고정된 템플릿, 체크리스트, 테마에 없는 글꼴을 찾아내는 스크립트처럼, 이런 문제가 다시 생기지 않게 막는 방법을 생각했나요?
• 다른 사람이 재사용하는 덱이나 템플릿을 자주 만들고, 다른 사람의 슬라이드를 검토하나요?

배치 기준

내 답에 맞는 첫 번째 줄을 찾아보세요.

두 단계 사이에 걸쳐 있다면

• 낮은 단계에서 시작하되, 훑어보세요. 각 튜토리얼의 "배울 내용" 목록과 체크리스트를 읽어 보세요. 체크리스트에 있는 걸 이미 다 할 수 있다면 퀴즈를 풀고 넘어가세요.
• 최종 프로젝트를 지름길로 쓰세요. 각 경로는 프로젝트와 평가 기준표로 끝나요. 이전 단계의 최종 프로젝트를 만들어서 모든 항목에서 준비됨 이상을 받을 수 있다면 다음 단계로 넘어갈 준비가 된 거예요.
• 빈틈을 살피세요. 디자인은 잘하지만 슬라이드 마스터나 접근성 검사를 한 번도 써 보지 않은 사람이 많아요. 슬라이드가 고급처럼 보여도 그건 중급 단계의 빈틈이에요. 경로 전체를 다시 보기보다는 해당 튜토리얼 하나로 채우세요.

단계를 정한 다음 할 일

경로를 골랐다면 테스트 덱은 버리지 말고 보관하세요. 가장 쓸모 있는 "변경 전" 사진이 되어 줄 거예요.

• 기초: 첫 번째 튜토리얼부터 순서대로 진행하세요. 각 페이지는 앞 페이지를 바탕으로 이어지고, 경로 마지막에는 테스트 덱과 비교해 볼 수 있는 8장짜리 프로젝트가 있어요.
• 중급: 슬라이드 마스터와 레이아웃부터 시작하세요. 테스트 덱의 문제(섞인 글꼴, 위치가 제각각인 제목, 고르지 않은 상자) 대부분은 레이아웃과 맞춤 기능이 일을 대신해 주면 사라져요.
• 고급: 스토리텔링부터 시작하세요. 고친 테스트 덱으로 돌아가서 제목만 다시 써 보세요. 1번부터 7번 슬라이드까지 하나의 주장을 전하도록요. 구조가 아직 얼마나 부족했는지 금방 보일 거예요.
• 전문가: 템플릿 키트부터 시작하고, 그다음 자동화로 넘어가세요. 테스트 덱은 템플릿과 점검 장치가 막아야 할 문제들의 샘플로 쓰세요.

어떤 경로를 고르든, 각 튜토리얼의 연습 과제는 읽기만 하지 말고 파워포인트에서 직접 끝내세요. 각 페이지 끝의 체크리스트가 진짜 시험이에요. 다시 들춰 보지 않고 전부 할 수 있다면 다음으로 넘어가세요.

스스로 단계를 정할 때 흔히 하는 실수

• 사용한 햇수로 판단하기. 10년 동안 같은 방식으로 슬라이드를 만들어 왔다면 여전히 초급 습관일 수 있어요. 파워포인트를 얼마나 오래 썼는지가 아니라 45분 동안 무엇을 했는지로 판단하세요.
• 슬라이드 겉모습으로 판단하기. 덱이 보기 좋아도, 누가 수정하는 순간 무너지는 일회성 서식으로 만들어졌을 수 있어요. "구조 제어하기" 질문이 이걸 잡아내요.
• 설명 단계 건너뛰기. 어떤 변화가 왜 도움이 되는지 말할 수 없다면 운 좋게 고친 걸 수도 있어요. 내 선택을 설명하는 것도 테스트의 일부예요.
• 시간을 아끼려고 너무 높게 시작하기. 고급 튜토리얼은 레이아웃, 테마, 맞춤 도구를 자연스럽게 쓴다고 가정해요. 그렇지 않다면 그 페이지들이 헷갈리게 느껴질 거예요.
• 다시 테스트하지 않기. 경로를 마친 뒤에 진단을 다시 해 보세요. 얼마나 달라졌는지 빠르게 확인할 수 있어요.

연습